Les documents PDF accessibles présentent les caractéristiques suivantes.
Un document se composant d'images de texte numérisées est, par essence, inaccessible, car le contenu du document correspond à des images et pas à du texte disponible pour la recherche. Les logiciels d'assistance ne sont pas capables de lire ou d'extraire les mots, les utilisateurs ne sont pas en mesure de sélectionner ou de modifier le texte et vous ne pouvez pas manipuler le document PDF à des fins d'accessibilité. Vous devez convertir les images numérisées du texte en texte disponible pour la recherche à l'aide de la fonction de reconnaissance optique des caractères (OCR, optical character recognition) avant de pouvoir utiliser les autres fonctions d'accessibilité avec le document.
Les fonctions du document telles que les images et les champs de formulaire interactifs ne sont pas lisibles par un lecteur d'écran à moins qu'un texte de remplacement ne leur soit associé. Bien que les lecteurs d'écran puissent lire les liens Web, vous avez la possibilité de fournir des descriptions plus évocatrices comme texte de remplacement. Les info-bulles et le texte de remplacement peuvent aider de nombreux utilisateurs, notamment les personnes ayant des difficultés d'apprentissage.
Les polices utilisées dans un document PDF accessible doivent contenir suffisamment d'informations pour qu'Acrobat puisse extraire correctement tous les caractères sous forme de texte à des fins autres que le simple affichage du texte à l'écran. Acrobat extrait les caractères sous forme de texte en unicode lorsque vous lisez un document PDF à l'aide d'un lecteur d'écran ou de l'outil Lecture audio, ou que vous les enregistrez sous forme de texte à envoyer à une imprimante en braille. Cette extraction échoue si Acrobat ne parvient pas à déterminer comment mapper la police aux caractères unicode.
Pour lire le texte d'un document et le présenter sous une forme compréhensible, un lecteur d'écran ou tout autre outil de conversion de texte en voix nécessite l'utilisation d'un document structuré. Les balises de la structure du document PDF définissent l'ordre de lecture et permettent d'identifier les en-têtes, les paragraphes, les sections, les tableaux et d'autres éléments de page.
Certains documents PDF contiennent des formulaires à remplir à l'aide d'un ordinateur. Afin d'être accessibles, les champs de formulaire doivent être interactifs. Autrement dit, un utilisateur doit pouvoir saisir des valeurs dans les champs.
Les outils d'aide à la navigation contenus dans un document PDF (tels que les liens, les signets, les en-têtes, une table des matières et un ordre de tabulation prédéfini des champs de formulaire) facilitent l'utilisation du document pour tout un chacun en évitant au lecteur de lire mot à mot le contenu intégral du document. Les signets s'avèrent particulièrement utiles et peuvent être créés à partir des titres d'un document.
L'indication de la langue du document dans le fichier PDF permet à certains modèles de lecteurs d'écran de basculer vers la langue appropriée.
Certains auteurs de documents PDF empêchent les utilisateurs de se servir des options d’impression, de copie, d’extraction, de commentaire ou de modification du texte. Le texte d'un document PDF accessible doit être disponible pour le lecteur d'écran. Acrobat permet de vous assurer que les paramètres de protection n'ont aucun impact sur la capacité d'un lecteur d'écran à convertir le texte affiché à l'écran en voix.