A l'aide d'Acrobat Professional, vous pouvez ouvrir des formulaires PDF balisés et non balisés, insérer des champs à remplir, ajouter des descriptions aux champs, définir l'ordre de tabulation, ajouter un texte de remplacement aux champs et baliser les formulaires (si cela n'est pas encore fait). Vous avez par ailleurs la possibilité de modifier les balises d'un formulaire PDF balisé à l'aide de l'outil Retouche de l'ordre de lecture ou de l'arborescence des balises.
Les formulaires sont souvent dotés d'une mise en page relativement complexe par rapport aux documents conçus selon une structure simple, avec disposition du contenu sur une colonne. Le taux de réussite d'une application dans l'analyse et le balisage d'un formulaire dépend largement du formatage et de la disposition du contenu initiaux, ainsi que des types de champs utilisés.
Lors de la conception d'un formulaire, pensez à y inclure des en-têtes, des instructions et des champs dans lesquels les utilisateurs pourront saisir des données. Vous devez au moins attribuer un libellé à chaque champ. Prévoyez également de fournir des instructions pour les champs qui en ont besoin. Faites appel aux outils de dessin pour tracer des lignes et des zones plutôt que d'insérer des caractères (tels que les traits de soulignement et les barres verticales), car ces caractères textuels peuvent être source de confusions pour les lecteurs d'écran.
L'ajout de descriptions aux champs de formulaire permet aux lecteurs d'écran d'identifier les champs pour les utilisateurs. Les utilisateurs entendent la description du champ lue à haute voix lorsqu'ils sélectionnent un champ par tabulation. Rédigez des descriptions courtes mais complètes. Par exemple, la description « Prénom » convient parfaitement pour un champ de prénom. N'utilisez pas d'instructions (telles que « Tapez votre prénom » comme description.
L'ordre de tabulation des champs de formulaire permet aux personnes atteintes de déficiences de se servir d'un clavier pour passer d'un champ à l'autre selon un ordre logique. Dans les formulaires PDF, vous devez définir l'ordre de tabulation sur Utiliser la structure du document. Vous pouvez tester l'ordre de tabulation d'un formulaire en utilisant les commandes clavier suivantes :
Tabulation pour activer le champ suivant
Maj+Tabulation pour activer le champ précédent
Barre d'espacement pour sélectionner des options
Touches fléchées pour sélectionner des options sous forme de boutons radio ou d'éléments dans une liste
Si le formulaire PDF est déjà balisé, activez l'outil Retouche de l'ordre de lecture d'Acrobat Professional pour baliser un champ. Cet outil vous permet également de corriger les problèmes d'ordre de lecture des libellés de texte des champs de formulaire. Par exemple, il se peut que vous deviez fractionner en champs individuels des lignes de champs fusionnées.