Conversion de messages électroniques en fichiers PDF (Windows)

Vous pouvez utiliser PDFMaker pour convertir un ou plusieurs messages électroniques de Microsoft Outlook ou Lotus Notes, ou des dossiers complets de messages en un lot PDF ou un fichier PDF fusionné. Au sein du lot, chaque message électronique constitue un fichier PDF distinct.

La boîte de dialogue Paramètres de conversion d'Acrobat PDFMaker contient l'option qui détermine si les messages électroniques sont fusionnés en un seul fichier PDF ou combiner dans un lot PDF.

Dans l'application de messagerie, les commandes qui activent la conversion au format PDF de messages électroniques s'affichent à deux endroits : sur la barre d'outils Acrobat PDFMaker et dans un menu. Dans Outlook, le menu s'intitule Adobe PDF et apparaît à droite du menu d'aide d'Outlook. Dans Lotus Notes, les commandes PDF s'affichent dans le menu Actions.

Pour convertir un message électronique actuellement ouvert au format PDF (et non en lot PDF), choisissez Fichier > Imprimer et sélectionnez Adobe PDF comme imprimante dans la boîte de dialogue d'impression. Les paramètres de conversion PDFMaker n'ont aucun impact sur ce processus.

Indiquez si les messages électroniques sont à fusionner en plusieurs fichiers PDF ou à combiner en lots PDF

  1. Effectuez l'une des opérations suivantes :

    • (Outlook) Choisissez Adobe PDF > Modifier les paramètres de conversion.

    • (Lotus Notes) Choisissez Actions > Modifier les paramètres de conversion Adobe PDF.

  2. Effectuez l'une des opérations suivantes :

    • Pour convertir au format PDF et fusionner des messages électroniques en une série de pages au sein du même document, désélectionnez Générer un lot Adobe PDF lors de la création d'un fichier PDF.

    • Pour assembler des messages électroniques convertit au sein d'un lot PDF, sélectionnez Générer un lot Adobe PDF lors de la création d'un fichier PDF.

Conversion de messages électroniques en nouveau fichier PDF

  1. Dans Outlook ou Lotus Notes, sélectionnez les messages électroniques à archiver.
  2. Effectuez l'une des opérations suivantes :

    • (Outlook) Cliquez sur le bouton Convertir des messages  de la barre d'outils Acrobat PDFMaker ou choisissez Adobe PDF > Convertir au format Adobe PDF > Messages sélectionnés.

    • (Lotus Notes) Cliquez sur le bouton Convertir les messages sélectionnés au format Adobe PDF  de la barre d'outils Acrobat PDFMaker ou choisissez Actions > Convertir les messages sélectionnés au format Adobe PDF.

  3. Dans la boîte de dialogue Enregistrer le fichier Adobe PDF sous, sélectionnez un emplacement, indiquez le nom du fichier et cliquez sur Enregistrer.
Remarque :  Pour des raisons de sécurité, les paramètres par défaut d'Outlook 2003 bloquent le téléchargement automatique des images dans les messages HTML reçus d'expéditeurs et de sites inconnus. Si vous souhaitez télécharger ces images et les inclure dans la conversion au format PDF, il est possible de modifier ce paramètres dans Outlook : choisissez Outils > Options, cliquez sur l'onglet Sécurité, puis sur Modifier les paramètres de téléchargement automatique, pour accéder aux options nécessaires. Pour plus de détails, voir l'aide d'Outlook.

Ajout de messages électroniques à un fichier PDF existant

  1. Dans Outlook ou Lotus Notes, sélectionnez les messages électroniques à convertir et à ajouter à un document PDF.
  2. Effectuez l'une des opérations suivantes :

    • (Outlook) Choisissez Adobe PDF > Convertir et ajouter au fichier Adobe PDF existant > Messages sélectionnés.

    • (Lotus Notes) Choisissez Actions > Convertir et ajouter les messages sélectionnés au fichier Adobe PDF existant.

  3. Localisez et sélectionnez le fichier/lot PDF auquel vous souhaitez ajouter les messages convertis, puis cliquez sur Ouvrir.
    Important :  N'entrez pas de nouveau nom pour le fichier PDF. Si vous le faites, un message d'avertissement s'affiche pour vous indiquer que le fichier PDF est introuvable. Cliquez sur OK et sélectionnez un fichier PDF sans modifier son nom.
  4. (Outlook uniquement) Si un message s'affiche afin de vous signaler que le fichier PDF existant a été créé à l'aide d'une version antérieure de PDFMaker, effectuez l'une des opérations suivantes :

    • Pour créer un lot PDF à partir de l'archive PDF d'origine, cliquez sur Oui et sélectionnez le nom et l'emplacement de la nouvelle archive. (Le nom par défaut ajoute _Lot au nom du fichier PDF d'origine.) Une fois la conversion terminée et la boîte de dialogue de création du fichier Adobe PDF fermée, la nouvelle archive s'ouvre dans Acrobat.

    • Pour ne pas créer de lot PDF à partir de l'archive PDF initiale, cliquez sur Non et annulez l'opération.

Remarque :  Dans les versions antérieures d'Acrobat, si les messages électronique ont été fusionnés en un fichier PDF unique, ces messages peuvent être dupliqués lors du processus d'ajout. Dans le cas des lots PDF de messages électroniques convertis avec Acrobat 8.0 ou migrés vers cette version, seuls les nouveaux messages (autrement dit, les messages ne faisant pas déjà partie du lot PDF) sont ajoutés.

(Lotus Notes) Conversion d'un dossier de messages électroniques en un nouveau fichier PDF

  1. Dans Lotus Notes, sélectionnez le dossier à convertir au format PDF.
  2. Cliquez sur le bouton Convertir le dossier sélectionné au format Adobe PDF  de la barre d'outils Acrobat PDFMaker ou choisissez Actions > Convertir le dossier sélectionné au format Adobe PDF.
  3. Dans la boîte de dialogue Enregistrer le fichier Adobe PDF sous, spécifiez le nom et l'emplacement du lot PDF, puis cliquez sur Enregistrer.

Pour convertir d'autres dossiers Lotus Notes au format PDF, recommencez cette procédure pour chaque dossier.

(Outlook) Conversion de dossiers de messages électroniques Outlook en lot PDF

Dans Outlook, PDFMaker peut convertir plusieurs dossiers en une seule fois. Il est inutile de sélectionner ces dossiers au début de la procédure, car une boîte de dialogue vous le proposera ultérieurement.

  1. Dans Outlook, choisissez Adobe PDF > Convertir au format Adobe PDF > Dossiers sélectionnés.
  2. Dans la boîte de dialogue Convertir les dossiers au format PDF, sélectionnez les dossiers que vous souhaitez convertir, puis activez ou désactivez l'option Convertir ce dossier et tous ses sous-dossiers.
  3. Dans la boîte de dialogue d'enregistrement, indiquez l'emplacement et le nom du lot PDF.

La boîte de dialogue de création du fichier Adobe PDF indique la progression de la conversion. Une fois l'opération terminée, le nouveau fichier PDF s'ouvre dans Acrobat.

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