Révision d'un document PDF

Lorsque vous recevez une invitation électronique pour participer à la révision d'un document PDF, l'invitation contient habituellement le fichier PDF en pièce jointe ou une URL permettant d'accéder au fichier PDF. Il est aussi possible que vous receviez une pièce jointe au format FDF (Form Data Format). Lorsque vous ouvrez le fichier FDF, ce dernier configure les paramètres de révision et ouvre le fichier PDF dans un navigateur Web.

Les fichiers PDF à réviser sont dotés de fonctions spéciales, notamment d'outils de commentaire et d'une barre de message contenant des instructions. Utilisez les outils de commentaire pour ajouter des commentaires au fichier PDF et pour les envoyer, soit en les publiant sur un serveur de commentaires où d'autres personnes pourront les consulter, soit en les envoyant sous la forme d'une pièce jointe à l'initiateur de la révision.

Remarque : Si vous recevez un fichier PDF qui ne comporte aucune fonction spéciale, ajoutez vos commentaires à l'aide des outils de la barre d'outils Commentaires et annotations, enregistrez le fichier PDF, puis renvoyez-le. (Voir la section Présentation des outils de commentaire et d'annotation.)

Pour réviser le fichier PDF ultérieurement, ouvrez-le à partir de la fonction de suivi des révisions afin de vérifier que vos commentaires ont bien été ajoutés à la copie suivie du fichier PDF et que l'initiateur reçoit vos commentaires. Si vous n'envoyez pas ou ne publiez pas vos commentaires immédiatement, enregistrez le document PDF avant de le fermer pour éviter toute perte de données. Tant que l'initiateur n'a pas reçu vos commentaires, ceux-ci n'apparaissent que dans votre copie locale du fichier PDF. Les autres réviseurs ne peuvent pas les consulter.

Si vous révisez un fichier PDF à l'aide d'une version antérieure à Acrobat 8.0 ou à Reader 8.0, certaines fonctions peuvent ne pas être disponibles.

Participation à une révision

Dans votre application de messagerie, ouvrez le fichier PDF en cliquant deux fois sur la pièce jointe (PDF ou FDF) ou sur l'URL.
Effectuez une ou plusieurs des opérations suivantes, le cas échéant :
- Cliquez sur Connexion dans la boîte de dialogue Joindre la révision partagée.
- Cliquez sur OK dans la fenêtre Bienvenue dans cette révision partagée. Cette fenêtre vous indique les participants à la révision et s'ils ont déjà effectué des commentaires, et précise l'emplacement du serveur de commentaires.
- Saisissez votre identifiant et votre mot de passe pour le serveur de commentaires. Si vous n'avez pas accès à ce serveur, cliquez sur Travailler hors connexion ou cliquez sur Enregistrer et travailler hors connexion sur la barre d'outil Commentaires et annotations.
- Le cas échéant, saisissez votre nom, votre adresse électronique, le nom de la société et votre fonction.
Enregistrez le fichier à un emplacement auquel vous le retrouverez facilement, par exemple le bureau.
Ajoutez des commentaires au fichier PDF à l'aide des outils de la barre Commentaires et annotations. Pour supprimer un commentaire, sélectionnez-le et appuyez sur Suppr. (Vous pouvez uniquement supprimer les commentaires dont vous êtes l'auteur.)
Effectuez les opérations suivantes, selon le cas :
- Si vous êtes averti que de nouveaux commentaires envoyés par d'autres réviseurs sont disponibles, cliquez sur le message. Ces commentaires s'affichent dans le fichier PDF.
- Si vous souhaitez savoir si de nouveaux commentaires envoyés par d'autres réviseurs sont disponibles, cliquez sur Rechercher les nouveaux commentaires .
Pour envoyer vos nouveaux commentaires, effectuez l'une des opérations suivantes :
- Cliquez sur Publier les commentaires sur la barre de message du document.
- Cliquez sur le bouton Envoyer les commentaires ou Envoyer et recevoir des commentaires de la barre d'outils Commentaires et annotations.
- Choisissez Commentaires > Envoyer les commentaires à l'initiateur de la révision.
Lorsque vous envoyez vos commentaires, ceux-ci sont réunis dans un fichier PDF et envoyés en pièce jointe à l'initiateur de la révision. En cas de publication, vos commentaires sont enregistrés sur le serveur de commentaires.

Options de la barre de message du document

Les options disponibles sur la barre de message du document dépendent de la manière dont l'initiateur a configuré la révision et de votre accès ou non au serveur de commentaires. Des options similaires peuvent également se trouver sur la barre d'outils Commentaires et annotations.

Pour plus de détails sur les différents types de révisions, voir la section Sélection du type de révision .

Rechercher les nouveaux commentaires: Invite Acrobat à synchroniser les commentaires entre le serveur de commentaires et le disque dur local. Si vous ne cliquez pas sur ce bouton, Acrobat recherche de nouveaux commentaires à la fréquence indiquée dans les préférences de révision. Ce bouton est uniquement disponible si de nouveaux commentaires ont été publiés sur le serveur dans le cadre d'une révision partagée.
Fusionner les commentaires: Copie les commentaires du fichier PDF ouvert dans votre copie. Cette option n'est disponible que pour les fichiers PDF que vous recevez des réviseurs dans le cadre des révisions par messagerie.
Publier les commentaires: Télécharge vos nouveaux commentaires sur le serveur de commentaires. Cette option est disponible uniquement lors des révisions partagées.
Envoyer les commentaires: Crée un message électronique destiné à l'initiateur de la révision. Ce message contient le fichier PDF commenté en tant que pièce jointe. Cette option est toujours disponible lors des révisions par messagerie. Elle l'est également lors des révisions partagées, mais uniquement après qu'une tentative de connexion au serveur de commentaires a échoué.
Etat: Affiche l'état de connexion du serveur de commentaires. Si vous cliquez dessus, un menu contenant d'autres options apparaît. L'option Suivi des révisions ouvre le dispositif de suivi des révisions. L'option Enregistrer sous version d'archive enregistre une copie du fichier PDF qui n'est plus connectée à la révision. L'option Travail hors connexion enregistre une copie du fichier PDF temporairement déconnectée de la révision. L'option Se reconnecter au serveur apparaît uniquement dans le document PDF que vous avez créé en choisissant l'option Travail hors connexion.

Informations associées