Sélection du type de révision
Bien que vous puissiez envoyer un fichier PDF par messagerie électronique afin qu'il soit révisé, il est plus simple de configurer une révision gérée, par l'intermédiaire de l'assistant. Ainsi, il est inutile d'importer les commentaires, d'activer la saisie de commentaires pour les utilisateurs d'Adobe Reader et d'effectuer un suivi manuel des réponses des réviseurs.
Acrobat propose trois types de révisions gérées. Chacun des types de révision est associé à un assistant qui vous aide à diffuser un fichier PDF accompagné d'outils spéciaux et d'instructions aux réviseurs. La fonction de suivi des révisions permet d'effectuer le suivi de toutes les révisions gérées. Elle donne en outre accès au fichier PDF et aux informations relatives à la révision et à ses participants.
Les révisions partagées et les révisions par messagerie électronique sont les mieux adaptées dans la plupart des cas. Pour commencer une révision gérée, vous devez disposer d'une application de messagerie électronique prise en charge et d'une connexion à un serveur de messagerie. (Aucun autre logiciel serveur n'est obligatoire dans le cadre des révisions partagées et des révisions par navigateur.) Outre les révisions gérées, Acrobat propose une option de réunion qui vous permet de partager votre bureau avec d'autres personnes pour travailler ensemble sur un document. (Voir la section Démarrage d'une réunion.)
Révision partagée
Les révisions partagées sont recommandées pour les groupes qui travaillent à l'abri d'un pare-feu et qui ont accès à un serveur distant. Les révisions partagées sont la forme de révision qui entraîne la collaboration la plus étroite car chacun des participants peut lire les commentaires des autres participants et y répondre lorsqu'il révise le fichier PDF localement, sous la forme d'une pièce jointe, ou sur un serveur distant. Les réviseurs situés hors de la zone de protection du pare-feu peuvent également participer à la révision en envoyant leurs commentaires à un réviseur qui se trouve à l'intérieur de cette zone. Ce dernier se charge ensuite de la publication des commentaires dans le fichier PDF partagé.
Parmi toutes les révisions gérées, ce sont les révisions partagées qui fournissent les informations les plus précises sur la révision en cours. Une fonction de notification vous avertit lorsque de nouveaux commentaires sont disponibles, même lorsqu'Acrobat est fermé. Vous êtes en outre averti de toute activité récente de révision chaque fois que vous ouvrez le fichier PDF. Les commentaires publiés sont enregistrés sur le serveur et sur le disque dur local. Acrobat synchronise régulièrement les commentaires entre ces deux supports pour garantir que les modifications et commentaires les plus récents sont téléchargés.
Révision par messagerie électronique
Les révisions par messagerie électronique sont idéales lorsque vous souhaitez recueillir les réactions de personnes qui n'ont pas accès à un serveur distant ou qui n'exigent pas l'utilisation d'une approche de révision collaborative des documents.
Lors d'une révision par messagerie électronique, l'initiateur envoie un fichier PDF aux réviseurs sous la forme d'une pièce jointe. Les réviseurs ajoutent leurs commentaires au fichier PDF et renvoient ce document en cliquant sur le bouton Envoyer les commentaires de la barre d'outils Commentaires et annotations ou en utilisant la barre de message du document. Une fois qu'il a reçu ces commentaires, l'initiateur peut les fusionner dans sa propre version du fichier PDF.
Le principal inconvénient des révisions par messagerie est que les participants n'ont pas accès aux commentaires des autres participants pendant la révision. Les initiateurs ne peuvent consulter les commentaires qu'après les avoir reçus.
Révision par navigateur
A l'instar des révisions partagées, les révisions par navigateur sont adaptées aux groupes de collaborateurs ayant accès à un serveur partagé. Les réviseurs peuvent consulter les commentaires des autres participants pendant le processus de révision. Lors d'une révision par navigateur, l'initiateur télécharge un fichier PDF sur le serveur, puis envoie un message électronique d'invitation aux réviseurs. Cette invitation contient un fichier de configuration qui, lorsqu'il est activé, ouvre le fichier PDF dans le navigateur par défaut. Les réviseurs cliquent sur le bouton Envoyer les commentaires de la barre d'outils Commentaires et annotations pour télécharger leurs commentaires, qui sont stockés dans un référentiel sur le serveur partagé.
Les révisions par navigateur ne présentent pas tous les avantages des révisions partagées. En particulier, elles n'offrent pas tous les outils de configuration et de suivi et ne prennent pas en charge les dossiers réseau. En outre, Acrobat doit télécharger tous les commentaires dans le fichier PDF chaque fois qu'une personne se joint au processus de révision, ce qui prend souvent beaucoup de temps. C'est pourquoi Adobe recommande de privilégier les révisions partagées comme méthode de collaboration.
