PDF-Überprüfungen verwalten

Sobald Sie eine PDF-Überprüfung aufgefunden haben, können Sie die Überprüfung öffnen, die Überprüfungskommentare anzeigen lassen oder löschen, die Überprüfung anhalten oder erneut starten sowie die Überprüfung aus dem Version Cue-Arbeitsbereich löschen.

Wenn Sie eine Überprüfung löschen, werden die Überprüfungskommentare unwiderruflich entfernt. Die Überprüfungskommentare für eine PDF-Datei werden allerdings auch dann gelöscht, wenn Sie die Datei selbst endgültig aus dem Version Cue-Arbeitsbereich löschen. Falls Sie nur eine Version einer PDF-Datei aus dem Arbeitsbereich löschen, werden auch die Kommentare für eine Überprüfung dieser Version entfernt.

PDF-Überprüfungen suchen

  1. Melden Sie sich beim Dienstprogramm zur Version Cue-Administration an.
  2. Klicken Sie am oberen Seitenrand auf „Version Cue CS2-Überprüfung“.
  3. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • Falls Sie den Namen des derzeit überprüften PDF-Dokuments nicht kennen oder alle laufenden Überprüfungen abrufen möchten, klicken Sie auf der Registerkarte „Start“ auf „Aktive Überprüfungen“. Alternativ klicken Sie auf die Registerkarte „Dokumente“ und wählen Sie im Menü „Überprüfungsstatus“ die Option „Aktiv“.

    • Falls Sie den Namen eines bereits überprüften PDF-Dokuments nicht kennen oder alle abgeschlossenen Überprüfungen abrufen möchten, klicken Sie auf der Registerkarte „Start“ auf „Fertige Überprüfungen“. Alternativ klicken Sie auf die Registerkarte „Dokumente“ und wählen Sie im Menü „Überprüfungsstatus“ die Option „Fertig gestellt“.

    • Um nach einem PDF-Dokument zu suchen, dessen Überprüfung derzeit läuft oder bereits beendet wurde, klicken Sie auf der Registerkarte „Start“ auf „Dokumente suchen“ und wählen die gewünschten Suchkriterien in den Menüs „Projektname“, „Überprüfungsstatus“ und „Listeneinträge“ aus. Soll ein PDF-Dokument nach dem Namen gesucht werden, geben Sie den Namen ganz oder teilweise in das Feld „Dokumentname“ ein. Klicken Sie auf „Suchen“.

Aktive oder beendete PDF-Überprüfungen öffnen

  1. Suchen Sie nach der aktiven oder beendeten Überprüfung (siehe PDF-Überprüfungen verwalten).
  2. Klicken Sie auf den Namen des PDF-Dokuments in der Dokumentliste und wählen Sie dann eine der Versionen aus, die in der Dokumentchronik aufgeführt sind.

PDF-Überprüfungen abbrechen

  1. Suchen Sie nach der aktiven Überprüfung (siehe PDF-Überprüfungen verwalten).
  2. Klicken Sie auf den Namen des PDF-Dokuments in der Dokumentliste.
  3. Wählen Sie die aktive Überprüfung in der Dokumentchronik aus und klicken Sie auf „Überprüfung anhalten“.

Abgeschlossene PDF-Überprüfungen neu starten

  1. Suchen Sie nach der beendeten Überprüfung (siehe PDF-Überprüfungen verwalten).
  2. Klicken Sie auf den Namen des PDF-Dokuments in der Dokumentliste.
  3. Wählen Sie die abgeschlossene Überprüfung in der Dokumentchronik aus und klicken Sie auf „Überprüfung starten“. Passen Sie die Überprüfungseinstellungen nach Bedarf an.
    Hinweis: Sobald Sie auf „Überprüfung starten“ klicken, wird eine Reihe von Bildschirmen geöffnet, die anstatt eines Neustarts auf den Start einer Überprüfung verweisen. Mit diesem Verfahren wird jedoch die Überprüfung des vorhandenen Dokuments neu gestartet.

PDF-Überprüfungen löschen

  1. Suchen Sie nach der aktiven oder beendeten Überprüfung (siehe PDF-Überprüfungen verwalten).
  2. Klicken Sie auf den Namen des PDF-Dokuments in der Dokumentliste.
  3. Wählen Sie eine Version in der Dokumentchronik aus und klicken Sie auf „Überprüfung löschen“.
  4. Wenn Sie aufgefordert werden, die Überprüfung zu löschen, klicken Sie auf „Löschen“.

Überprüfungseinstellungen bearbeiten

  1. Suchen Sie nach der aktiven oder beendeten Überprüfung (siehe PDF-Überprüfungen verwalten).
  2. Klicken Sie auf den Namen des PDF-Dokuments in der Dokumentliste.
  3. Wählen Sie eine der aufgeführten Versionen in der Dokumentchronik aus und klicken Sie auf „Überprüfungseinstellungen bearbeiten“.
  4. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • Um ein Enddatum für die Überprüfung festzulegen oder zu ändern, klicken Sie auf „Termin“ und wählen Sie anschließend in den Menüs „Jahr“, „Monat“ und „Tag“ das gewünschte Datum aus.

    • Wenn Sie möchten, dass Korrektoren gegenseitig auf ihre Kommentare zugreifen können, wählen Sie unter „Überprüfungsmodus“ die Option „Öffnen“. Sollen die Korrektoren nur jeweils die eigenen Kommentare lesen können, wählen Sie die Option „Privat“.

    • Wenn Sie eine Beschreibung der Überprüfung hinzufügen oder bearbeiten möchten, geben Sie diese in das Feld „Beschreibung“ ein.

    • Um Überprüfer hinzuzufügen oder zu entfernen, wählen Sie die Namen der gewünschten Überprüfer unter „Überprüfer“ aus oder heben Sie die Auswahl dieser Überprüfer entsprechend wieder auf. (Sollen alle Überprüfer ausgewählt oder entfernt werden, klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben dem Spaltentitel „Überprüfer“.)

  5. Klicken Sie auf „Weiter“.
  6. Um Überprüfern eine Einladung per E-Mail zu senden, klicken Sie auf „E-Mail-Einladung senden“ und bearbeiten dann den Betreff sowie die eigentliche Nachricht je nach Wunsch. Wählen Sie unter „E-Mail-Empfänger“ die Überprüfer aus, die mit dieser E-Mail eingeladen werden sollen.
  7. Klicken Sie auf „Überprüfung speichern“. Wenn Sie Überprüfer per E-Mail einladen, wird Ihr E-Mail-Programm von Version Cue gestartet und es wird eine Überprüfungs-E-Mail angezeigt, die an die Überprüfer gerichtet ist. Die E-Mail enthält einen Link, der direkt auf das zu überprüfende Dokument verweist. Prüfen Sie den Inhalt der E-Mail und senden Sie sie.

Ansichtoptionen in der Dokumentliste festlegen

Um die Dokumentliste auf der Registerkarte „Dokumente“ zu filtern, können Sie einen oder mehrere der folgenden Schritte durchführen:

  • Sollen nur die PDF-Dokumente angezeigt werden, die sich in einem bestimmten Projekt befinden, wählen Sie dieses Projekt im Projektmenü aus.

  • Um die Anzahl der angezeigten Dokumente einzuschränken, wählen Sie die entsprechende Option im Menü „Listeneinträge“. (Mit den Pfeilen rechts vom Menü „Listeneinträge“ können Sie weitere Dateien abrufen.)

  • Um die Liste nach dem Dokumentnamen einzuschränken, geben Sie einen Teil des Dokumentnamens in das Feld „Dokumentname“ ein und drücken Sie die Eingabetaste (Windows) bzw. den Zeilenschalter (Mac OS). (Um wieder alle Dateien einzublenden, löschen Sie den Text im Feld „Dokumentname“ und drücken Sie erneut die Eingabetaste oder den Zeilenschalter.)

  • Soll die Liste nach den Einträgen in einer bestimmten Spalte sortiert werden, klicken Sie auf den zugehörigen Spaltentitel. (Klicken Sie erneut auf den Spaltentitel, um die Sortierreihenfolge umzukehren.)

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