Lors d'une révision partagée, les réviseurs concernés et vous devez disposer d'un accès en lecture et en écriture au serveur utilisé pour le stockage des commentaires. (Voir la section Désignation d'un serveur pour les commentaires .)
Le fichier PDF partagé que vous envoyez inclut la barre d'outils Commentaires et annotations et des instructions sur la barre de message du document.
- Lancez l'assistant de configuration d'une révision partagée :
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Cliquez sur le bouton Révisions et commentaires sur la barre d'outils Tâches, puis choisissez Envoyer en révision partagée.
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Choisissez Commentaires > Envoyer en révision partagée.
- Si vous y êtes invité, saisissez votre nom, votre adresse électronique et votre fonction dans la boîte de dialogue Profil de la révision, puis cliquez sur OK.
- Choisissez l'emplacement partagé à utiliser pour stocker les commentaires ou cliquez sur Ajouter un nouvel emplacement. Si vous configurez un nouvel emplacement, saisissez un nom descriptif, précisez le type de serveur (dossier réseau, espace de travail SharePoint ou dossier WebDAV), puis cliquez sur Suivant. Saisissez le chemin complet du dossier en vous aidant des exemples affichés à l'écran ou recherchez et sélectionnez le dossier. Vérifiez que vous disposez de droits en écriture sur cet emplacement, puis cliquez sur Ajouter un dossier et sur Suivant.
L'option qui active la saisie de commentaires pour les utilisateurs de Reader est sélectionnée par défaut.
- Sélectionnez le document PDF à réviser, puis indiquez s'il doit être envoyé en pièce jointe ou s'il doit être placé sur le réseau avec envoi d'une invitation contenant un URL par messagerie électronique. Si vous souhaitez diffuser le document PDF ultérieurement ou utiliser une autre méthode (telle FTP), sélectionnez l'option qui permet d'enregistrer une copie sur le disque dur local. Cliquez sur Suivant.
- Indiquez l'ensemble des réviseurs en entrant l'adresse électronique de chacun ou en cliquant sur Carnet d'adresses puis en sélectionnant les adresses pour Lotus Note ou Microsoft Outlook. Placez un point-virgule ou un retour chariot entre chaque adresse. Pour préciser la date de fin de la révision, sélectionnez Définir l'échéance, puis saisissez le mois, le jour et l'année. Cliquez sur Suivant.
- Révisez l'invitation, puis cliquez sur Terminer.
Le document PDF partagé contient désormais les informations suivantes : l'adresse électronique de chacun des réviseurs, le chemin du dossier partagé et le profil de l'initiateur. Quelle que soit la méthode ou la date d'envoi de ce document PDF, chaque destinataire reçoit ces informations. Elles apparaissent sur l'écran de bienvenue avec les informations sur les activités récentes lorsque le destinataire ouvre le document PDF.
- Si vous envoyez le document PDF partagé sous forme de pièce jointe à un message électronique et que l'application de messagerie ne vous permet pas d'envoyer des messages automatiquement pour des raisons de sécurité, répondez aux avertissements que l'application peut renvoyer, puis envoyez le message.
Si vous diffusez le document PDF partagé après le début de la révision, les commentaires de révision qui ont été publiés jusqu'à cet instant apparaissent dans le fichier, même si le destinataire n'a pas accès au serveur de commentaires.