Ajout d'un en-tête ou d'un pied de page Bates

La numérotation Bates est une méthode d'indexation des documents juridiques destinée à faciliter l'identification et la récupération d'informations. Chaque page de chaque document se voit attribuer un numéro Bates unique indiquant également son lien à d'autres documents numérotés selon cette méthode. Les numéros Bates s'affichent sous la forme d'en-têtes ou de pieds de page sur les pages de chaque document PDF du lot.

Bien qu'il soit fait référence à l'identifiant Bates en tant que numéro, il peut s'agir d'un préfixe ou d'un suffixe alphanumérique, lequel peut faciliter la reconnaissance du sujet principal des fichiers.

L'ajout de la numérotation Bates n'entraîne pas la modification des noms de fichier des documents PDF, la réorganisation des dossiers du bureau, les liens entre fichiers ou leur ajout à une collection de l'organiseur. Pour identifier une numérotation Bates, vous devez ouvrir le document PDF et vérifier les en-têtes et pieds de page.

Remarque :  La numérotation Bates n'est pas disponible pour les fichiers protégés ou chiffrés et certains formulaires, et elle s'applique seulement aux pages de couverture des lots PDF existants. Il est néanmoins possible de l'appliquer à des fichiers PDF individuels qui sont ensuite assemblés dans un lot PDF.

Numérotation Bates

  1. Dans Acrobat, choisissez Options avancées > Traitement du document > Numérotation Bates > Ajouter.
  2. Dans la boîte de dialogue Numérotation Bates, effectuez l'une des opérations suivantes : cliquez sur Parcourir, localisez un dossier, puis sélectionnez les fichiers auxquels vous souhaitez appliquer la numérotation Bates. Recommencez l'opération jusqu'ce que tous les fichiers PDF à inclure soient répertoriés.

    • Pour inclure des fichiers PDF ouverts, cochez la case Inclure tous les documents PDF ouverts.

    • Pour ajouter d'autres documents PDF, cliquez sur Parcourir, localisez un dossier, puis sélectionnez les fichiers auxquels vous souhaitez appliquer la numérotation Bates. Recommencez l'opération jusqu'ce que tous les fichiers PDF à inclure soient répertoriés.

  3. Le cas échéant, ajustez la liste de documents PDF :

    • Pour modifier l'ordre dans lequel les numéros Bates sont attribués, sélectionnez un document PDF dans la liste et faites-le glisser ailleurs ou cliquez sur Monter ou Descendre selon les besoins.

    • Pour vérifier un document PDF figurant dans la liste, sélectionnez-le et cliquez sur Aperçu, ce qui ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez visualiser chaque page du PDF.

    • Pour supprimer un document PDF de la liste, sélectionnez-le, puis cliquez sur Supprimer.

  4. Cliquez sur Suivant. Puis, dans la boîte de dialogue Ajouter un en-tête & un pied de page, placez le curseur dans la zone de texte de l'en-tête ou du pied de page dans lequel doit s'afficher le numéro Bates (tel que Texte d'en-tête à gauche ou Texte de pied de page au centre).
  5. Cliquez sur Insérer un numéro Bates. Saisissez ensuite le texte devant constituer les numéros Bates :

    • Dans la zone Nombre de chiffres, indiquez le nombre de chiffres devant constituer le numéro Bates en saisissant une valeur comprise entre 6 et 15. Le nombre par défaut est de 6, ce qui génère des numéros Bates tels que 000001, 000002 et ainsi de suite.

    • Dans la zone Premier folio, indiquez le numéro attribué au premier document PDF de la liste. La valeur par défaut est 1.

    • Dans la zone Préfixe, saisissez le texte devant précéder le numéro Bates.

    • Dans la zone Suffixe, saisissez le texte devant suivre le numéro Bates.

      Remarque :  Dans le cadre de dossiers juridiques comprenant un très grand nombre de pages, saisissez une valeur plus élevée dans la zone Nombre de chiffres. N'utilisez pas le caractère dièse (#) dans le texte du préfixe ou du suffixe.
  6. Cliquez sur OK, puis apportez les modifications nécessaires aux différents paramètres, comme vous le feriez pour tout autre en-tête ou pied de page.

Ajout de documents supplémentaires à une série de numérotation Bates

Avant de commencer, vérifiez le dernier numéro Bates appliqué à la série de documents.

  1. Suivez la procédure décrite ci-dessus pour commencer la procédure de numérotation Bates en sélectionnant les fichiers à ajouter à la série.
  2. Après avoir cliqué sur Insérer un numéro Bates, saisissez le texte des suffixe et préfixe correspondant au reste de la série, puis tapez le prochain numéro de la série dans la zone Premier folio.
  3. Une fois les paramètres de la boîte de dialogue Ajouter un en-tête et un pied de page modifiés, cliquez sur OK.

Recherche de fichiers PDF dotés de la numérotation Bates

  1. Choisissez Edition > Recherche avancée.
  2. Comme mot ou expression à rechercher, tapez en entier ou en partie la numérotation Bates à rechercher.

    Si, par exemple, vous souhaitez trouver un document spécifique et connaître son numéro Bates, saisissez le numéro complet comme texte de la recherche. Si vous souhaitez rechercher des documents dans une série dotée de la numérotation Bates, saisissez une partie significative de la série Bates, telle que le préfixe ou le suffixe.

  3. Sous l'emplacement de la recherche, cliquez sur Parcourir (le cas échéant) et sélectionnez le dossier, lecteur d'ordinateur ou emplacement réseau cible de la recherche, puis cliquez sur Rechercher.

Suppression de la numérotation Bates

Vous avez la possibilité de supprimer la numérotation Bates, mais cette opération entraîne la suppression de tous les en-têtes et pieds de page des documents PDF concernés.

  1. Dans Acrobat, choisissez Options avancées > Traitement du document > Numérotation Bates > Supprimer.
  2. Dans la zone Ajouter les fichiers, cliquez sur Parcourir, localisez un dossier, puis sélectionnez les fichiers PDF voulus. Si nécessaire, recommencez l'opération jusqu'à ce que tous les fichiers PDF à supprimer figurent dans la liste, puis cliquez sur Suivant.
  3. Cliquez sur OK pour supprimer la numérotation Bates et tous les autres en-têtes et pieds de page ou cliquez sur Annuler et recommencez l'opération si vous souhaitez sélectionner d'autres fichiers.