A un niveau supérieur, la procédure de création de fichiers PDF accessibles se divise en quelques étapes simples :
Envisagez d'intégrer des fonctions d'accessibilité dans un document avant de le convertir au format PDF.
Ajoutez des descriptions et des champs de formulaire à remplir, et pensez à définir l'ordre de tabulation.
Balisez le document PDF.
Intégrez d'autres fonctions d'accessibilité dans le document PDF.
Procédez à une évaluation du PDF et réparez les problèmes de balisage.
Bien que ces étapes soient présentées selon un ordre convenant à la plupart des besoins, il peut s'avérer plus judicieux de permuter certaines d'entre elles ou de recommencer des procédures entre deux étapes. Dans tous les cas, il est recommandé de commencer par examiner le document, de déterminer son objectif et de se servir de cette analyse pour identifier le flux de production à appliquer.
Dans la mesure du possible, pensez à intégrer des fonctions d'accessibilité dès la phase de création des fichiers source dans l'application d'origine (application de traitement de texte ou de mise en page, par exemple).
Parmi les tâches standard à effectuer dans l'application de création, citons l'ajout d'un texte de remplacement pour les images, l'optimisation des tableaux et l'application de styles de paragraphe ou d'autres fonctions de structure de document pouvant être converties en balises. Pour plus de détails, voir la section Création d'un document PDF balisé à partir d'une application source.
Si le document comprend des champs de formulaire, vous devez rendre ceux-ci interactifs (à remplir) et prévoir les descriptions correspondantes. Choisissez Formulaires > Exécuter la reconnaissance des champs de formulaire pour détecter automatiquement les champs et les rendre disponibles au remplissage. Pour plus de détails sur la détection des champs de formulaire et leur disponibilité, voir la section Création de formulaires.
Acrobat Professional dispose d'une barre d'outils Formulaires comprenant de nombreux outils de création de champs de formulaire à remplir tels que des boutons, des cases à cocher, des zones de liste et des zones de texte. Lorsque vous créez un champ, vous pouvez en donner une description dans la zone Info-bulle sous l'onglet Général de la boîte de dialogue des propriétés du champ. Les lecteurs d'écran lisent ce texte à haute voix à l'utilisateur. L'outil Retouche de l'ordre de lecture permet lui aussi d'ajouter des descriptions aux champs de formulaire.
Pour plus de détails sur la configuration de l'ordre de tabulation sur la structure du document, voir la section Définition de l'ordre de tabulation des champs de formulaire dans Acrobat.
Améliorez l'accessibilité de documents PDF en ajoutant et en modifiant les balises dans Acrobat Professional. Si le document PDF ne contient pas de balises, Acrobat peut tenter de le baliser automatiquement lorsque l’utilisateur lit ou redistribue son contenu, mais les résultats peuvent se révéler décevants. Si vous fournissez aux utilisateurs cible un document PDF balisé, l'arborescence logique de ce dernier envoie le contenu à un lecteur d'écran ou à un logiciel ou matériel d'assistance dans l'ordre approprié.
Afin d'optimiser les résultats, balisez les documents au moment de leur conversion au format PDF à partir de l'application de création. Une autre possibilité consiste à baliser le document PDF dans Acrobat Professional (à tout moment).
Le balisage d'un document lors de sa conversion au format PDF nécessite une application de création prenant en charge cette fonction. En effectuant le balisage lors de la conversion, l'application de création peut tirer du document source les styles de paragraphe ou d'autres informations structurelles lui permettant de générer une arborescence logique reflétant un ordre de lecture précis et des niveaux de balises appropriés. Ce balisage est capable de mieux interpréter la structure de mises en page complexes (barres latérales incorporées, colonnes rapprochées, alignement de texte irrégulier, tableaux, etc.). Cette méthode de balisage permet également de baliser correctement les liens, les références croisées, les signets et le texte de remplacement (si disponible) inclus dans le fichier.
Pour baliser un document PDF dans Acrobat Professional, servez-vous de la commande Ajouter des balises au document. Celle-ci fonctionne avec n'importe quel document PDF non balisé (un document créé à l'aide de l'imprimante Adobe PDF, par exemple). Acrobat Professional analyse le contenu du PDF afin d'interpréter les éléments de page individuels, leur structure hiérarchique et l'ordre de lecture souhaité pour chaque page, puis il construit une arborescence de balises reflétant ces informations. Enfin, le logiciel crée des balises pour tous les liens, références croisées et signets ajoutés au document dans Acrobat.
Bien que la commande Ajouter des balises au document balise correctement la plupart des mises en page standard, elle n'est pas toujours en mesure d'interpréter correctement la structure et l'ordre de lecture des éléments de page complexes tels que les colonnes rapprochées, les textes alignés de manière irrégulière, les champs de formulaire à ne pas remplir et les tableaux sans bordures. L'utilisation de cette commande pour baliser ce type de page peut entraîner une mauvaise combinaison d'éléments ou la désynchronisation des balises, causant des problèmes d'ordre de lecture dans le PDF.
Pour plus de détails, voir la section Ajout de balises à un document PDF existant.
Cette étape comprend plusieurs tâches : définir la langue du document, vérifier que les paramètres de protection n'ont pas d'incidence sur les lecteurs d'écran, créer des liens accessibles et ajouter des signets. Pour plus de détails, voir les sections Définition de la langue d'un document, Paramètres de protection sans impact sur les fonctions des lecteurs d'écran Ajout de liens accessibles et A propos des signets.
Une fois le document PDF balisé créé, vous devez l'évaluer afin de détecter d'éventuels problèmes d'ordre et erreurs de balisage ou d'accessibilité, que vous devez ensuite réparer.
Quelle que soit la méthode utilisée pour baliser le PDF, vous devrez probablement utiliser Acrobat Professional pour retoucher l'ordre de lecture et le balisage des mises en page complexes ou des éléments de page inhabituels. Par exemple, la fonction Ajouter des balises au document ne permet pas toujours de différencier les diagrammes d'instructions des éléments de page décoratifs tels que les bordures, les lignes ou les éléments d'arrière-plan. Elle peut, dans certains cas, baliser ces types d'éléments comme des illustrations. De la même manière, la fonction Ajouter des balises au document peut baliser de manière erronée des caractères graphiques au sein du texte (comme les lettrines) en tant qu'illustrations au lieu de les inclure dans la balise représentant le reste du bloc de texte. De telles erreurs peuvent encombrer l'arborescence et compliquer l'ordre de lecture dont dépend la technologie d'assistance.
Si vous balisez un document à partir d'Acrobat Professional, l'application génère un rapport d'erreurs une fois l'opération de balisage terminée. Ce rapport peut vous servir de référence lors de la correction des problèmes de balisage. Il se peut que vous détectiez d'autres problèmes de balisage, d'ordre de lecture et d'accessibilité dans un PDF ouvert dans Acrobat Professional en utilisant l'outil Vérification complète ou l'outil Retouche de l'ordre de lecture. Pour plus de détails, voir les sections Vérification complète de l'accessibilité et Vérification et correction de l'ordre de lecture.