Gemeinsame Überprüfungen starten

Um eine gemeinsame Überprüfung durchzuführen, müssen Sie und Ihre Überprüfer über Lese- und Schreibzugriff für den Server, auf dem die Kommentare gespeichert werden, verfügen. (Siehe Server für Kommentare festlegen .)

Die gemeinsame PDF-Datei, die Sie senden, enthält die Werkzeugleiste zum Kommentieren und Markieren sowie Anweisungen in der Dokumentmeldungsleiste.

  1. Starten Sie den Setup-Assistenten für eine gemeinsame Überprüfung:

    • Klicken Sie in der Aufgaben-Werkzeugleiste auf die Schaltfläche „Überprüfen und kommentieren“ und wählen Sie „Zur gemeinsamen Überprüfung senden“.

    • Wählen Sie „Kommentare“ > „Zur gemeinsamen Überprüfung senden“.

  2. Geben Sie bei entsprechender Aufforderung Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Position im Dialogfeld „Überprüfungsprofil“ ein und klicken Sie auf „OK“.
  3. Wählen Sie den freigegebenen Speicherort, an dem die Kommentare gespeichert werden sollen, oder klicken Sie auf „Neuen Speicherort hinzufügen“. Wenn Sie einen neuen Speicherort einrichten, geben Sie einen beschreibenden Namen sowie den Servertyp (Netzwerkordner, SharePoint-Arbeitsbereich oder WebDAV-Ordner) ein und klicken Sie auf „Weiter“. Geben Sie mit Hilfe der angezeigten Beispiele den vollständigen Pfad für den Speicherort des Ordners an oder durchsuchen Sie das System, um den Ordner auszuwählen. Überprüfen Sie, ob Sie über Schreibzugriff für diesen Speicherort verfügen, und klicken Sie auf „Ordner hinzufügen“ und anschließend auf „Weiter“.

    Die Option zum Aktivieren der Kommentarfunktion für Benutzer von Adobe Reader ist in der Standardeinstellung ausgewählt.

  4. Wählen Sie die zu überprüfende PDF-Datei aus und geben Sie anschließend an, ob diese PDF-Datei als E-Mail-Anlage gesendet oder in das Netzwerk gestellt und eine Einladung mit einer URL über E-Mail gesendet werden soll. Wenn Sie die PDF-Datei später oder mit einer anderen Methode (z. B. FTP) verteilen möchten, wählen Sie die Option zum Speichern einer Kopie auf der lokalen Festplatte aus. Klicken Sie auf „Weiter“.
  5. Geben Sie Überprüfer an, indem Sie deren E-Mail-Adressen eingeben oder indem Sie auf das Adressbuch klicken und E-Mail-Adressen aus dem Adressbuch von Lotus Notes bzw. Microsoft Outlook auswählen. Trennen Sie die einzelnen Adressen durch ein Semikolon oder einen Zeilenumbruch. Wenn Sie ein Enddatum für die Überprüfung festlegen möchten, wählen Sie „Abgabetermin festlegen“ aus und geben Sie den Monat, den Tag und das Jahr entsprechend ein. Klicken Sie auf „Weiter“.
  6. Überprüfen Sie die Einladung und klicken Sie dann auf „Fertig stellen“.

    Die gemeinsame PDF-Datei enthält nun die folgenden Informationen: die E-Mail-Adressen der Überprüfer, den Pfad zum freigegebenen Ordner und das Profil des Initiators. Unabhängig davon, wann oder wie Sie diese PDF-Datei senden, erhält jeder Empfänger diese Informationen. Sie werden im Begrüßungsfenster zusammen mit den Informationen zu kürzlich erfolgten Aktivitäten beim Öffnen der PDF-Datei angezeigt.

  7. Wenn Sie die freigegebene PDF-Datei als E-Mail-Anlage senden und in Ihrer E-Mail-Anwendung das automatische Senden von E-Mails aus Sicherheitsgründen nicht möglich ist, beantworten Sie die u. U. angezeigten Warnmeldungen der Anwendung und senden Sie die Nachricht.

Wenn Sie die gemeinsame PDF-Datei nach dem Beginn der Überprüfung verteilen, werden alle bis dahin veröffentlichten Kommentare zu der Überprüfung in der Datei angezeigt, auch wenn der Empfänger nicht auf den Kommentarserver zugreifen kann.

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