Kopf- oder Fußzeile eine Bates-Nummerierung hinzufügen

Das Verfahren der Bates-Nummerierung ermöglicht es, juristische Schriftstücke mit einem Index zu versehen, so dass sie schneller identifiziert und abgerufen werden können. Jeder Seite in jedem Dokument wird eine eindeutige Bates-Nummer zugewiesen, die auch die Beziehung zu anderen Dokumenten mit Bates-Nummer angibt. Bates-Nummern werden in Kopf- oder Fußzeilen auf den Seiten jedes PDF-Dokuments im Stapel aufgeführt.

Die Bates-Kennzeichnung wird als Nummer bezeichnet, es kann jedoch ein alphanumerisches Präfix und Suffix enthalten sein, mit dem sich das Grundthema der Dateien leichter erkennen lässt.

Die Dateinamen der PDF-Dokumente werden durch das Hinzufügen von Bates-Nummern nicht verändert, auch die Anordnung in Ordnern bleibt gleich. Die Dokumente werden durch Bates-Nummern nicht miteinander verknüpft und auch nicht Sammlungen im Organizer hinzugefügt. Um zu erkennen, dass Bates-Nummern hinzugefügt wurden, müssen Sie das betreffende PDF-Dokument öffnen und sich die Kopf- und Fußzeilen ansehen.

Hinweis: Bates-Nummerierung kann nicht angewendet werden bei geschützten oder verschlüsselten Dateien und bei einigen Formularen. Bei vorhandenen PDF-Paketen werden nur die Deckblätter mit Bates-Nummern versehen. Es ist jedoch möglich, Bates-Nummern auf einzelne PDF-Dokumente anzuwenden, die dann zu einem PDF-Paket zusammengefasst werden.

Bates-Nummern hinzufügen

  1. Wählen Sie in Acrobat „Erweitert“ > „Dokumentverarbeitung“ > „Bates-Nummerierung“ > „Hinzufügen“.
  2. Führen Sie im Dialogfeld „Bates-Nummerierung“ einen der folgenden Schritte aus: Klicken Sie auf „Durchsuchen“, öffnen Sie einen Ordner und wählen Sie die Dateien aus, denen Sie Bates-Nummern hinzufügen möchten. Wiederholen Sie diese Schritte, bis alle einzubeziehenden PDF-Dokumente in der Liste aufgeführt werden.

    • Zum Einbeziehen von geöffneten PDF-Dokumenten aktivieren Sie die Option „Alle geöffneten PDF-Dokumente einbeziehen“.

    • Zum Hinzufügen weiterer PDF-Dokumente klicken Sie auf „Durchsuchen“, öffnen Sie einen Ordner und wählen Sie die Dateien aus, denen Sie Bates-Nummern hinzufügen möchten. Wiederholen Sie diese Schritte, bis alle einzubeziehenden PDF-Dokumente in der Liste aufgeführt werden.

  3. Passen Sie die Liste der PDF-Dokumente Ihren Anforderungen entsprechend an:

    • Zum Ändern der Reihenfolge, in der die Bates-Nummern zugewiesen werden, wählen Sie ein PDF-Dokument in der Liste aus und ziehen Sie es an eine andere Position oder klicken Sie je nach Bedarf auf „Nach oben“ oder „Nach unten“.

    • Zum Überprüfen eines PDF-Dokuments aus der Liste wählen Sie es aus und klicken Sie auf „Vorschau“, so dass ein Fenster für das Anzeigen jeder einzelnen Seite des PDF-Dokuments geöffnet wird.

    • Zum Entfernen eines PDF-Dokuments aus der Liste wählen Sie das Dokument aus und klicken Sie auf „Entfernen“.

  4. Klicken Sie auf „Weiter“. Klicken Sie dann im Dialogfeld „Kopf- und Fußzeile hinzufügen“ in das Feld für Kopf- bzw. Fußzeilentext, in dem die Bates-Nummer platziert werden soll (beispielsweise „Kopfzeilentext links“ oder „Fußzeilentext mittig“).
  5. Klicken Sie auf „Bates-Nummer einfügen“. Geben Sie dann den Text ein, mit dem Sie die Bates-Nummern bilden möchten:

    • Geben Sie bei „Anzahl Ziffern“ ein, wie viele Stellen die Bates-Nummern haben sollen (zwischen 6 und 15). Die Standardeinstellung ist 6; hiermit würden Bates-Nummern nach dem Muster 000001, 000002 usw. erstellt.

    • Geben Sie bei „Startnummer“ die Nummer ein, die dem ersten PDF-Dokument aus der Liste zugewiesen werden soll. Der Standardwert ist 1.

    • Geben Sie bei „Präfix“ ggf. Text ein, der vor die Bates-Nummern gesetzt werden soll.

    • Geben Sie bei „Suffix“ ggf. Text ein, der hinter die Bates-Nummern gesetzt werden soll.

      Hinweis: Wenn es um Gerichtsprozesse geht, bei denen sehr viele Seiten zusammenkommen können, geben Sie für „Anzahl Ziffern“ einen hohen Wert ein. Verwenden Sie im Text für Präfix oder Suffix nicht das Zeichen #.
  6. Klicken Sie auf „OK“ und ändern Sie bei Bedarf weitere Einstellungen wie bei anderen Kopf- und Fußzeilen.

Einer Bates-Nummernserie weitere Dokumente hinzufügen

Prüfen Sie zunächst, welche Bates-Nummer in der Serie zuletzt angewendet wurde.

  1. Starten Sie die Bates-Nummerierung mit dem oben beschriebenen Verfahren und wählen Sie dabei die Dateien aus, die Sie der Serie hinzufügen möchten.
  2. Verwenden Sie, nachdem Sie auf „Bates-Nummer einfügen“ geklickt haben, bei Ihrer Eingabe für „Präfix“ und „Suffix“ den Text, der bei den übrigen Dokumenten der Serie verwendet wurde, und geben Sie dann bei „Startnummer“ die nächste in der Serie folgende Zahl ein.
  3. Wenn Sie im Dialogfeld „Kopf- und Fußzeilen hinzufügen“ die gewünschten Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf „OK“.

PDF-Dokumente mit Bates-Nummern suchen

  1. Wählen Sie „Bearbeiten“>„Suchen“.
  2. Geben Sie in das Suchfeld die gesuchte Bates-Nummer oder einen Teil davon ein.

    Wenn Sie beispielsweise ein bestimmtes Dokument suchen, dessen Bates-Nummer Sie kennen, geben Sie als Suchtext die gesamte Nummer ein. Wenn Sie in einer Serie von Bates-Nummern bestimmte Dokumente suchen, geben Sie einen charakteristischen Teil der Bates-Serie ein, etwa das Präfix oder Suffix.

  3. Aktivieren Sie unter „Was soll durchsucht werden?“ die Option „Alle PDF-Dokumente in“ und wählen Sie (bei Bedarf nach Klicken auf „Ordner suchen“) das Laufwerk oder (Netzwerk-)Verzeichnis aus, das Sie durchsuchen möchten. Klicken Sie dann auf „Suchen“.

Bates-Nummern entfernen

Sie können Bates-Nummern entfernen, allerdings nur zusammen mit allen Kopf- und Fußzeilen in den betreffenden PDF-Dokumenten.

  1. Wählen Sie in Acrobat „Erweitert“ > „Dokumentverarbeitung“ > „Bates-Nummerierung“ > „Entfernen“.
  2. Klicken Sie im Dialogfeld „Bates-Nummerierung“ auf „Durchsuchen“, öffnen Sie einen Ordner und wählen Sie die PDF-Dokumente aus. Wiederholen Sie diese Schritte, bis alle einzubeziehenden PDF-Dokumente in der Liste aufgeführt werden, und klicken Sie dann auf „Weiter“.
  3. Klicken Sie entweder auf „OK“, um die Bates-Nummern sowie alle Kopf- und Fußzeilen zu entfernen, oder klicken Sie auf „Abbrechen“, um neu zu beginnen und evtl. andere Dateien auszuwählen.