PDF überprüfen

Wenn Sie über E-Mail eine Einladung zur Überprüfung einer PDF-Datei erhalten, enthält die Einladung gewöhnlich die PDF-Datei als Anlage oder eine URL zur PDF. Möglicherweise erhalten Sie aber auch eine FDF-Anlage (Form Data Format). Wenn eine FDF-Datei geöffnet wird, werden Ihre Überprüfungseinstellungen konfiguriert und die PDF-Datei in einem Webbrowser geöffnet.

PDFs in einer Überprüfung verfügen über besondere Funktionen, wie z. B. Kommentarwerkzeuge und eine Dokumentmeldungsleiste mit Anweisungen. Mit den Kommentar-Werkzeugen können Sie dem PDF-Dokument Kommentare hinzufügen und anschließend übermitteln, entweder indem Sie Kommentare auf einem Kommentarserver veröffentlichen, auf dem die Kommentare von anderen Personen angezeigt werden können, oder indem Sie Kommentare als E-Mail-Anlage an den Initiator der Überprüfung senden.

Hinweis: Wenn Sie eine PDF-Datei ohne besondere Funktionen erhalten, fügen Sie Ihre Kommentare mit Hilfe der Werkzeuge in der Werkzeugleiste „Kommentieren und markieren“ hinzu, speichern Sie die PDF-Datei und senden Sie sie dann zurück. (Siehe Übersicht zu Werkzeugen zum Kommentieren und Markieren.)

Um die PDF-Datei später zu überprüfen, öffnen Sie sie erneut über das Überprüfungsprotokoll, um sicherzustellen, dass Ihre Kommentare in der protokollierten Kopie der PDF-Datei hinzugefügt wurden, damit der Initiator Ihre Kommentare erhält. Wenn Sie Ihre Kommentare nicht sofort senden oder veröffentlichen, speichern Sie die PDF, um den Verlust der Kommentare zu vermeiden. Solange der Initiator Ihre Kommentare nicht erhalten hat, werden sie nur in Ihrer lokalen Kopie der PDF angezeigt und können von anderen Überprüfern nicht angezeigt werden.

Wenn Sie eine PDF-Datei mit einer älteren Version als Adobe Acrobat 8.0 oder Adobe Reader 8.0 überprüfen, stehen möglicherweise einige Funktionen nicht zur Verfügung.

An einer Überprüfung teilnehmen

Öffnen Sie das PDF-Dokument in Ihrer E-Mail-Anwendung, indem Sie auf die Anlage (PDF oder FDF) oder die URL doppelklicken.
Führen Sie bei Aufforderung einen oder mehrere der folgenden Schritte aus:
- Klicken Sie im Dialogfeld „An gemeinsamer Überprüfung teilnehmen“ auf „Verbinden“.
- Klicken Sie im Fenster „Willkommen zur gemeinsamen Überprüfung“ auf „OK“. In diesem Fenster wird angezeigt, wer zur Überprüfung eingeladen wurde und ob Kommentare eingegeben wurden. Außerdem wird der Standort des Kommentarservers angezeigt.
- Geben Sie Ihren Anmeldenamen und Ihr Kennwort für den Kommentarserver ein. Wenn Sie auf den Kommentarserver nicht zugreifen können, klicken Sie in der Werkzeugleiste „Kommentieren und markieren“ auf „Offline arbeiten“ oder auf „Speichern und offline arbeiten“.
- Geben Sie bei Aufforderung Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, den Firmennamen und Ihre Position ein.
Speichern Sie die Datei an einem leicht zugänglichen Speicherort, z. B. Ihrem Desktop.
Fügen Sie dem PDF-Dokument mit Hilfe der Werkzeuge in der Werkzeugleiste „Kommentieren und markieren“ Kommentare hinzu. Wenn Sie einen Kommentar löschen möchten, wählen Sie ihn aus und drücken Sie die Entf-Taste. (Sie können nur Ihre eigenen Kommentare löschen.)
Führen Sie nach Bedarf die folgenden Schritte aus:
- Wenn Sie eine Nachricht erhalten, dass neue Kommentare von anderen Überprüfern verfügbar sind, klicken Sie auf die Nachricht. Die neuen Kommentare werden im PDF-Dokument angezeigt.
- Wenn Sie wissen möchten, ob von anderen Überprüfern neue Kommentare vorliegen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Nach neuen Kommentaren suchen“ .
Übermitteln Sie Ihre Kommentare mit einer der folgenden Methoden:
- Klicken Sie in der Dokumentmeldungsleiste auf „Kommentare veröffentlichen“.
- Klicken Sie in der Werkzeugleiste „Kommentieren und markieren“ auf „Kommentare senden“ oder „Kommentare senden und empfangen“.
- Wählen Sie „Kommentare“ > „Kommentare an Überprüfungsinitiator senden“.
Wenn Sie Kommentare senden, wird ein PDF-Dokument mit Ihren Kommentaren als E-Mail-Anlage an den Überprüfungsinitiator gesendet. Wenn Sie Kommentare veröffentlichen, werden Ihre Kommentare auf dem Kommentarserver gespeichert.

Optionen in der Dokumentmeldungsleiste

Welche Optionen in der Dokumentmeldungsleiste zur Verfügung stehen, richtet sich danach, wie der Initiator die Überprüfung eingerichtet hat und ob Sie auf den Kommentarserver zugreifen können. Ähnliche Optionen können auch in der Werkzeugleiste „Kommentieren und markieren“ angezeigt werden.

Informationen zu den verschiedenen Überprüfungstypen finden Sie unter Überprüfungstyp wählen .

Nach neuen Kommentaren suchen: Veranlasst Acrobat, die Kommentare zwischen dem Kommentarserver und dem lokalen Festplattenlaufwerk zu synchronisieren. Wenn Sie nicht auf diese Schaltfläche klicken, überprüft Acrobat in dem Intervall, das Sie in den Grundeinstellungen unter „Überprüfen“ festgelegt haben, ob neue Kommentare vorhanden sind. Diese Schaltfläche ist nur dann verfügbar, wenn neue Kommentare in einer gemeinsamen Überprüfung auf dem Server veröffentlicht wurden.
Kommentare zusammenführen: Kopiert die Kommentare aus der geöffneten PDF in Ihre Kopie. Diese Option ist nur bei PDF-Dateien verfügbar, die Sie von Überprüfern im Rahmen von E-Mail-basierten Überprüfungen erhalten.
Kommentare veröffentlichen: Lädt Ihre neuen Kommentare auf den Kommentarserver hoch. Diese Option ist nur bei gemeinsamen Überprüfungen verfügbar.
Kommentare senden: Erstellt eine E-Mail an den Überprüfungsinitiator, die die PDF-Datei mit den Kommentaren als Anlage enthält. Diese Option ist bei E-Mail-basierten Überprüfungen immer verfügbar. Bei gemeinsamen Überprüfungen wird sie nur dann angezeigt, wenn der Versuch, eine Verbindung zum Kommentarserver herzustellen, fehlgeschlagen ist.
Status: Zeigt den Verbindungsstatus des Kommentarserver an. Wenn Sie auf diese Option klicken, wird ein Menü mit weiteren Optionen angezeigt. Mit der Option „Überprüfungsprotokoll“ wird das Überprüfungsprotokoll geöffnet. Mit der Option „Als Archivkopie speichern“ wird eine Kopie der PDF gespeichert, die nicht mehr mit der Überprüfung verbunden ist. Mit der Option „Offline arbeiten“ wird eine Kopie der PDF-Datei gespeichert, die vorübergehend von der Überprüfung getrennt ist. Die Option „Erneute Serververbindung“ wird nur dann in der von Ihnen erstellten PDF angezeigt, wenn „Offline arbeiten“ ausgewählt ist.

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