Überprüfungstyp wählen
Sie können eine PDF über E-Mail zum Überprüfen senden, jedoch ist es einfacher, mit einem Assistenten eine verwaltete Überprüfung zu erstellen. Auf diese Weise ist es nicht erforderlich, dass Sie Kommentare importieren, die Kommentarfunktion für Benutzer von Adobe Reader aktivieren oder Antworten von Überprüfern manuell protokollieren.
Acrobat stellt drei Typen von verwalteten Überprüfungen bereit. Jeder Überprüfungstyp verfügt über einen Assistenten, der Sie beim Verteilen einer PDF-Datei mit speziellen Werkzeugen und besonderen Anweisungen an die Überprüfer unterstützt. Das Überprüfungsprotokoll erfasst und protokolliert alle verwalteten Überprüfungen und bietet Zugriff auf die PDF-Datei sowie auf Informationen zur Überprüfung und zu den zugehörigen Teilnehmern.
Gemeinsame und E-Mail-basierte Überprüfungen bieten für die meisten Dokumentüberprüfungen die besten Möglichkeiten. Zum Veranlassen einer verwalteten Überprüfung brauchen Sie eine unterstützte E-Mail-Anwendung und eine E-Mail-Server-Verbindung. (Weitere Serversoftware ist für gemeinsame oder browserbasierte Überprüfungen nicht erforderlich.) Neben verwalteten Überprüfungen bietet Acrobat eine Meetingoption, über die Sie Ihren Desktop mit anderen Personen gemeinsam nutzen können, um zusammen an Dokumenten zu arbeiten. (Siehe Meeting eröffnen.)
Gemeinsame Überprüfungen
Gemeinsame Überprüfungen eignen sich vor allem für Gruppen, die hinter einer Firewall arbeiten und auf einen fernen Server zugreifen. Über gemeinsame Überprüfungen ist die Zusammenarbeit im Rahmen von Überprüfungen am besten möglich, da die Teilnehmer die Kommentare von anderen Teilnehmern lokal über PDF, als E-Mail-Anlage oder auf einem fernen Server lesen und beantworten können. Überprüfer außerhalb der Firewall können auch an der Überprüfung teilnehmen, indem sie ihre Kommentare an einen Überprüfer innerhalb der Firewall senden, der diese Kommentare dann in der gemeinsamen PDF-Datei veröffentlicht.
Unter allen verwalteten Überprüfungen bieten gemeinsame Überprüfungen die detailliertesten Informationen zur aktiven Überprüfung. Eine Benachrichtigungsfunktion informiert Sie darüber, wenn neue Kommentare verfügbar sind, auch wenn Acrobat geschlossen ist. Zudem werden Sie bei jedem Öffnen des PDF-Dokuments über alle kürzlich erfolgten Überprüfungsaktivitäten unterrichtet. Veröffentlichte Kommentare werden auf dem Server und dem lokalen Festplattenlaufwerk gespeichert und Acrobat synchronisiert die Kommentare an diesen beiden Speicherorten in regelmäßigen Abständen, um alle aktuellen Kommentare und Änderungen herunterzuladen.
E-Mail-basierte Überprüfungen
E-Mail-basierte Überprüfungen eignen sich besonders zum Anfordern von Feedback von Einzelbenutzern, die entweder keinen Zugriff auf einen fernen Server haben oder für die eine Zusammenarbeit mit anderen beim Überprüfen von Dokumenten nicht erforderlich ist.
Bei einer E-Mail-basierten Überprüfung sendet der Initiator eine PDF-Datei als E-Mail-Anlage an die Überprüfer. Überprüfer fügen ihre Kommentare der PDF-Datei hinzu und senden das Dokument zurück, indem sie auf die Schaltfläche „Kommentare senden“ in der Werkzeugleiste „Kommentieren und markieren“ oder in der Dokumentmeldungsleiste klicken. Wenn der Initiator diese Kommentare erhält, kann er sie in die Kopie der PDF-Datei aufnehmen.
Die größte Einschränkung bei E-Mail-basierten Überprüfungen besteht darin, dass Teilnehmer während der Überprüfung die Kommentare von anderen Teilnehmern nicht anzeigen können. Initiatoren können Kommentare erst nach dem Empfang anzeigen.
Browserbasierte Überprüfungen
Wie gemeinsame Überprüfungen eignen sich auch Browserbasierte Überprüfungen für Gruppen, die zusammenarbeiten und Zugriff auf einen freigegebenen Server haben. Während des Überprüfungsprozesses können Überprüfer die Kommentare von anderen Überprüfern anzeigen. Bei einer Browserbasierten Überprüfung lädt der Initiator eine PDF-Datei auf den Server hoch und sendet dann über E-Mail eine Einladung an die Überprüfer. Die E-Mail enthält eine Setup-Datei, über die durch Klicken die PDF-Datei im Standardbrowser geöffnet wird. Überprüfer klicken auf die Schaltfläche „Kommentare senden“ in der Werkzeugleiste „Kommentieren und markieren“, um ihre Kommentare hochzuladen, die in einem Kommentarspeicher auf dem freigegebenen Server gespeichert werden.
Browserbasierte Überprüfungen können nicht alle Vorteile von gemeinsamen Überprüfungen in Bezug auf Setup- und Protokollierungswerkzeuge bieten. Zudem verfügen sie nur über eingeschränkte Unterstützung für Netzwerkordner. Außerdem müssen über Acrobat jedes Mal, wenn Sie an der Überprüfung teilnehmen, alle Kommentare in die PDF-Datei herunterladen werden, was oft sehr zeitaufwändig ist. Aus diesem Grund empfiehlt Adobe gemeinsame Überprüfungen als bevorzugte Methode zur Zusammenarbeit.
