Barrierefreie PDF-Dokumente sind durch die im Folgenden aufgeführten Elemente gekennzeichnet.
Dokumente, die aus gescannten Texten (also im Endeffekt aus Bildern) bestehen, sind grundsätzlich nicht für Ein-/Ausgabehilfen geeignet, weil diese Dokumente keinen durchsuchbaren Text enthalten. Es ist nicht möglich, die Wörter mit Hilfe von Hilfsanwendungen zu lesen oder zu entnehmen; der Text ist weder markierbar noch bearbeitbar; das PDF-Dokument kann nicht für Ein- und Ausgabehilfen vorbereitet werden. Sie müssen die gescannten Textbilder per OCR (Optical Character Recognition, optische Zeichenerkennung) in durchsuchbaren Text konvertieren, bevor Sie andere Ein-/Ausgabehilfe-Funktionen für den Dokumentinhalt verwenden können.
Dokumentkomponenten wie Bilder und interaktive Formularfelder können von Bildschirmlesehilfen nur dann gelesen werden, wenn alternativer Text mit diesen Komponenten verknüpft ist. Webverknüpfungen werden von Bildschirmlesehilfen vorgelesen, doch Sie können in Form von alternativem Text aussagekräftigere Beschreibungen bereitstellen. Alternativer Text sowie QuickInfos können für viele Benutzer hilfreich sein, unabhängig vom Vorliegen einer Lernstörung.
In einem barrierefreien PDF-Dokument müssen die Schriften ausreichend viele Informationen enthalten, damit in Acrobat alle Zeichen korrekt als Text für andere Zwecke als die Bildschirmanzeige entnommen werden können. Acrobat wandelt entnommene Zeichen in Unicode-Text um, wenn Sie ein PDF-Dokument mit einer Bildschirmlesehilfe oder dem Werkzeug „Sprachausgabe“ lesen oder als für Braille-Drucker geeigneten Text speichern. Die Entnahme scheitert, wenn von Acrobat nicht bestimmt werden kann, wie die Schrift den Unicode-Zeichen zuzuweisen ist.
Damit der Dokumenttext von Bildschirmlesehilfen und ähnlichen Hilfsmitteln erfasst und auf eine für den Benutzer sinnvolle Weise präsentiert werden kann, muss das Dokument strukturiert sein. Dokumentstruktur-Tags in einem PDF-Dokument definieren die Leserichtung und kennzeichnen Überschriften, Absätze, Abschnitte, Tabellen und andere Seitenelemente.
Einige PDF-Dokumente enthalten Formulare, die Benutzer unter Verwendung eines Computers ausfüllen sollen. Barrierefreiheit bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die Formularfelder interaktiv sind, dass also die Benutzer Werte in die Formularfelder eingeben können.
In einem PDF-Dokument enthaltene Navigationshilfen helfen allen Benutzern dabei, das Dokument zu verwenden, ohne es Wort für Wort vollständig lesen zu müssen. Beispiele für Navigationshilfen sind etwa Verknüpfungen, Lesezeichen, Überschriften, ein Inhaltsverzeichnis oder eine vorgegebene Tab-Reihenfolge für Formularfelder. Lesezeichen sind besonders nützlich; sie können aus Überschriften im Dokument erstellt werden.
Wenn die Dokumentsprache für eine PDF-Datei angegeben ist, können einige Bildschirmlesehilfen auf die entsprechende Sprache umschalten.
Einige Verfasser von PDF-Dokumenten unterbinden das Drucken, Kopieren, Entnehmen, Hinzufügen von Kommentaren oder Bearbeiten von Text durch Benutzer. Bei einem barrierefreien PDF-Dokument muss der Text für Bildschirmlesehilfen verfügbar sein. Sie können in Acrobat dafür sorgen, dass die Möglichkeit, den Text auf dem Bildschirm mit einer Bildschirmlesehilfe umzuwandeln, nicht von Sicherheitseinstellungen eingeschränkt wird.