Création d'un fichier PDF à partir de fichiers de fusion et publipostage Word

La fonction de fusion et publipostage dans Word permet de créer des lettres formulaires (l'exemple le plus répandu) dans lesquelles des informations sont personnalisées, telles que le nom et l'adresse des destinataires. Acrobat PDFMaker facilite la procédure grâce à l'utilisation d'un modèle Word spécifique et d'un fichier de données correspondant pour générer des fusions et publipostages directement au format PDF. Vous pouvez même configurer PDFMaker pour qu'il joigne ces fichiers PDF aux messages électroniques qu'il génère pendant la création de fichiers PDF.

Remarque : Pour plus de détails sur la configuration de fichiers en vue de l'utilisation de la fonction de fusion et de publipostage Word, consultez l'aide de Microsoft Office Word.

Dans Microsoft Word, ouvrez le modèle créé pour la fusion et le publipostage, ou créez-le à l'aide de la barre d'outils Fusion et publipostage de Word et de l'assistant correspondant, selon vos besoins.

Important : Ne terminez pas la procédure de fusion et publipostage dans Word. Configurez l'opération comme d'habitude et affichez-en un aperçu pour vérifier que la fusion fonctionnera correctement.
Effectuez l'une des opérations suivantes :
- Choisissez Adobe PDF > Fusion et publipostage au format Adobe PDF.
- Cliquez sur le bouton Fusion et publipostage au format Adobe PDF dans la barre d'outils Fusion et publipostage (Affichage > Barres d'outils > Fusion et publipostage).
Dans la boîte de dialogue Acrobat PDFMaker - Fusion et publipostage, sélectionnez les options voulues :
- Pour spécifier les données du fichier qui seront importées dans les fichiers fusionnés, sélectionnez Toutes les pages, Page active ou entrez une étendue de pages dans les champs De la page et à.
- Pour nommer le fichier PDF qui sera créé, entrez un nom dans la zone de nom de fichier PDF.
  
  Remarque : Ce nom, auquel une série de numéros sera ajoutée, sera attribué au fichier PDF. Par exemple, si vous entrez Lettrejuillet dans la zone de nom de fichier PDF, les fichiers de fusion et publipostage seront Lettrejuillet_0000123, Lettrejuillet_0000124, Lettrejuillet_0000125, etc.
Quant à l'option Envoyer automatiquement les fichiers Adobe PDF par messagerie, effectuez l'une des opérations suivantes :
- Pour créer et enregistrer des fichiers PDF fusionnés à imprimer ou à envoyer par messagerie, laissez cette option désélectionnée, puis cliquez sur OK.
- Pour créer des fichiers PDF fusionnés et les joindre à un message électronique pour le destinataire adéquat, cochez cette case et remplissez les autres options de messagerie.
Lorsque la boîte de dialogue de recherche de dossier s'affiche, repérez l'emplacement voulu et cliquez sur OK.
Des indicateurs d'état s'affichent à mesure que PDFMaker génère des fichiers PDF. La durée de cette opération est fonction de la complexité de la fusion et au nombre de fichiers PDF créés.
Si vous avez sélectionné Envoyer automatiquement les fichiers Adobe PDF par messagerie, une boîte de dialogue s'affiche et demande votre profil de messagerie. Saisissez les informations appropriées et cliquez sur OK.

Une fois la tâche terminée, un message s'affiche pour vous annoncer la réussite de la procédure.

Options de messagerie pour les fusions et publipostage en PDF

Pour: Utilisez le menu déroulant pour sélectionner le champ ou la colonne du fichier de données associé contenant les adresses électroniques.
Objet: Saisissez le texte qui doit s’afficher dans la ligne d'objet de chaque message électronique.
Message: Ajoutez ou modifiez le corps des messages électroniques.