E-Mail-Nachrichten in PDF-Dokumente konvertieren (Windows)

Sie können in Microsoft Outlook und Lotus Notes mit PDFMaker eine oder mehrere E-Mail-Nachrichten und ganze Nachrichtenordner in ein zusammengeführtes PDF-Dokument bzw. in ein PDF-Paket konvertieren. Die E-Mail-Nachrichten sind im Paket als jeweils eigenständige PDF-Datei enthalten.

Die Einstellung, ob E-Mail-Nachrichten in ein fortlaufendes PDF-Dokument oder in ein PDF-Paket eingefügt werden, finden Sie im Dialogfeld für die Konvertierungseinstellungen von Acrobat PDFMaker.

Die Steuerelemente zum Erstellen von PDFs finden Sie in der E-Mail-Anwendung an zwei Stellen: auf der Acrobat PDFMaker-Werkzeugleiste und in einem Menü. In Outlook heißt das Menü „Adobe PDF“. Es wird rechts neben dem Hilfe-Menü (?) von Outlook angezeigt. In Lotus Notes befinden sich die PDF-Konvertierungsbefehle im Menü „Aktionen“.

Sie können eine derzeit geöffnete E-Mail-Nachricht in eine PDF-Datei (nicht jedoch in ein PDF-Paket) konvertieren, indem Sie auf „Datei“ > „Drucken“ klicken und dann im Dialogfeld „Drucken“ den Drucker „Adobe PDF“ auswählen. Die PDFMaker-Konvertierungseinstellungen haben auf diesen Vorgang keinen Einfluss.

E-Mail-Nachrichten in einer PDF-Datei oder in einem PDF-Paket zusammenführen

  1. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • (Outlook) Wählen Sie „Adobe PDF“ > „Konvertierungseinstellungen ändern“.

    • (Lotus Notes) Wählen Sie „Aktionen“ > „Adobe PDF-Konvertierungseinstellungen ändern“.

  2. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • Damit die konvertierten E-Mail-Nachrichten als fortlaufende Seiten in ein PDF-Dokument eingefügt werden, deaktivieren Sie die Option „Adobe PDF-Paket beim Erstellen einer neuen PDF-Datei ausgeben“.

    • Um die konvertierten Nachrichten als Komponenten in ein PDF-Paket aufzunehmen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Adobe PDF-Paket beim Erstellen einer neuen PDF-Datei ausgeben“.

E-Mail-Nachrichten in eine neue PDF-Datei konvertieren

  1. Wählen Sie in Outlook bzw. Lotus Notes die zu archivierenden Nachrichten aus.
  2. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • (Outlook) Klicken Sie auf der PDFMaker-Werkzeugleiste auf die Schaltfläche „Nachrichten konvertieren“  oder wählen Sie den Menübefehl „Adobe PDF“ > „In Adobe PDF konvertieren“ > „Ausgewählte Nachrichten“.

    • (Lotus Notes) Klicken Sie auf der PDFMaker-Werkzeugleiste auf die Schaltfläche „Ausgewählte Nachrichten in Adobe PDF konvertieren“  oder wählen Sie den Menübefehl „Aktionen“ > „Ausgewählte Nachrichten in Adobe PDF konvertieren“.

  3. Geben Sie im Dialogfeld „Adobe PDF-Datei speichern unter“ ein Verzeichnis und einen Dateinamen an und klicken Sie auf „Speichern“.
Hinweis: Aus Sicherheitsgründen werden in Outlook 2003 standardmäßig Bilder in HTML-E-Mail-Nachrichten von unbekannten Absendern oder Sites blockiert. Wenn diese Bilder heruntergeladen und ebenfalls konvertiert werden sollen, ändern Sie die Einstellung in Outlook, indem Sie „Extras“ > „Optionen“ wählen und dann auf der Registerkarte „Sicherheit“ auf „Einstellungen für den automatischen Download ändern“ klicken, um auf die spezifischen Optionen zuzugreifen. Weitere Informationen finden Sie in der Outlook-Hilfe.

E-Mail-Nachrichten einer vorhandenen PDF-Datei hinzufügen

  1. Wählen Sie in Outlook bzw. Lotus Notes die Nachrichten aus, die Sie konvertieren und einer PDF-Datei hinzufügen möchten.
  2. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • (Outlook) Wählen Sie „Adobe PDF“ > „Konvertieren und an vorhandene Adobe PDF-Datei anfügen“ > „Ausgewählte Nachrichten“.

    • (Lotus Notes) Wählen Sie „Aktionen“ > „Ausgewählte Nachrichten in vorhandenes Adobe PDF konvertieren“.

  3. Navigieren Sie zu dem PDF-Dokument bzw. -Paket, dem die konvertierten E-Mail-Nachrichten hinzugefügt werden sollen, und klicken Sie auf „Öffnen“.
    Wichtig: Geben Sie keinen neuen PDF-Namen ein. Falls Sie einen Namen eingeben, wird eine Warnmeldung ausgegeben, dass die PDF-Datei bzw. das PDF-Paket nicht vorhanden ist. Klicken Sie in der Warnmeldung auf „OK“ und wählen Sie eine PDF-Datei bzw. ein PDF-Paket aus, ohne den Namen zu ändern.
  4. (Outlook) Wenn Sie in einer Meldung darauf hingewiesen werden, dass die PDF-Datei bzw. das -Paket mit einer älteren Version von PDFMaker erstellt wurde, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • Wenn Sie aus dem ursprünglichen PDF-Archiv ein PDF-Paket erstellen möchten, klicken Sie auf „Ja“ und wählen Sie einen Namen und Speicherort für das neue Archiv aus. (Standardmäßig wird dabei Archiviert an den Namen der ursprünglichen PDF-Datei angehängt.) Wenn die Konvertierung abgeschlossen ist und das Dialogfeld „Adobe PDF wird erstellt“ geschlossen wurde, wird das neue Archiv in Acrobat geöffnet.

    • Wenn Sie aus dem ursprünglichen PDF-Archiv kein PDF-Paket erstellen möchten, klicken Sie auf „Nein“, um den Vorgang abzubrechen.

Hinweis: In früheren Versionen von Acrobat und bei Nachrichten, die in einem PDF-Dokument zusammengeführt wurden, werden E-Mail-Nachrichten beim Anfügen unter Umständen dupliziert. Bei PDF-Paketen mit E-Mail-Nachrichten, die in Acrobat 8.0 konvertiert oder migriert wurden, werden nur neue Nachrichten angefügt, also Nachrichten, die noch nicht zum PDF-Paket gehören.

(Lotus Notes) E-Mail-Ordner in eine neue PDF-Datei konvertieren

  1. Wählen Sie in Lotus Notes den Ordner aus, den Sie in ein PDF-Paket konvertieren möchten.
  2. Klicken Sie auf der Acrobat PDFMaker-Werkzeugleiste auf die Schaltfläche „Ausgewählten Ordner in Adobe PDF konvertieren“  oder wählen Sie den Menübefehl „Aktionen“ > „Ausgewählten Ordner in Adobe PDF konvertieren“.
  3. Geben Sie im Dialogfeld „Adobe PDF-Datei speichern unter“ ein Verzeichnis und einen Namen für das PDF-Paket an und klicken Sie auf „Speichern“.

Wenn Sie weitere Lotus Notes-Ordner in PDF konvertieren möchten, wiederholen Sie dieses Verfahren für jeden Ordner.

(Outlook) E-Mail-Ordner in eine neue PDF-Datei konvertieren

In Outlook können Sie mit PDFMaker mehrere Ordner gleichzeitig in PDF konvertieren. Es ist nicht erforderlich, diese Ordner schon zu Beginn auszuwählen. Sie können die Auswahl in einem automatisch angezeigten Dialogfeld vornehmen.

  1. Wählen Sie in Outlook „Adobe PDF“ > „In Adobe PDF konvertieren“ > „Ausgewählte Ordner“.
  2. Wählen Sie im Dialogfeld „Ordner in PDF konvertieren“ die zu konvertierenden Ordner aus und aktivieren bzw. deaktivieren Sie die Option „Diesen Ordner und alle Unterordner konvertieren“.
  3. Geben Sie im Dialogfeld „Adobe PDF-Datei speichern unter“ einen Speicherort und Namen für das PDF-Paket an.

Im Dialogfeld „Adobe PDF wird erstellt“ können Sie den Status der Konvertierung verfolgen. Nach Abschluss der Konvertierung wird das neue PDF-Paket in Acrobat geöffnet.

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