Das Planen eines PDF-Formulars hängt davon ab, welche Informationen über das Formular ausgetauscht werden. Unterschiedliche Informationen entsprechen verschiedenen Formularelementen, die speziell für diese Form von Daten entwickelt wurden.
Unter Windows hängt die Entscheidung, ob ein Formular in Acrobat oder Adobe LiveCycle Designer bearbeitet wird, auch vom Formularinhalt ab.
Die folgenden Fragen unterstützen Sie bei der Entscheidung, welche Elemente in das Formularlayout einbezogen werden sollten und welche Anwendung zum Erstellen und Bearbeiten des Formulars verwendet werden sollte.
Dies ist der grundlegende Planungsschritt, der davon abhängt, wie Sie das Formular zur Verfügung stellen möchten.
Neben den Fragen und Informationsbeschriftungen, anhand derer der Empfänger das Formular ausfüllt, enthalten viele Formulare auch den Namen der Person oder der Organisation, die das Formular erstellt hat, und stellen weiterhin Kontaktinformationen, Anweisungen, Grafiken, Logis usw. zur Verfügung.
Möchten Sie in einem vorhandenen PDF-Formular Text bearbeiten oder das Layout ändern möchten, müssen Sie die Originaldatei in der Anwendung bearbeiten, mit der die Datei erstellt wurde. Unter Windows können Sie die Datei mit LiveCycle Designer bearbeiten.
Barcode-Felder werden in Acrobat und LiveCycle Designer unterstützt, in LiveCycle Designer stehen Ihnen jedoch Optionen zur Verfügung.
Mit PDF-Formularen können zahlreiche verschiedene Datentypen erfasst werden: eingegebener Text, Zahlen, eine Einzelauswahl aus einer Liste, mehrere ausgewählte Optionen aus einer Liste usw. Die zu verwendenden Formularfeldtypen hängen von den Daten ab, die Sie erfassen möchten.
Bei Listenfeldern müssen Formularempfänger beispielsweise eine Option aus einer eingeschränkten Liste auswählen. Diese Form der Datenerfassung kann jedoch auch über Optionsschaltflächen erfolgen. Welche Alternative zur Anwendung kommt, hängt von Faktoren wie Platz, Anwenderfreundlichkeit und Layout ab.
Diese Frage steht in Bezug zum Hauptzweck des Formulars. Es ist hilfreich zu bestimmen, welche Datenfelder im Vergleich zu anderen wichtig sind, um diese als erforderliche Datenfelder einzurichten. Bei einem Bestellformular kann die Ware beispielsweise nicht ohne Angabe der Adresse an den Käufer versendet werden. Wenn das Formular jedoch beispielsweise ein Kommentarfeld enthält, das nicht ausgefüllt wurde, ist die Hauptfunktion des Formulars trotzdem erfüllt. Demnach ist das Feld nicht erforderlich.
Zahlreiche Formularfeldtypen können so konfiguriert werden, dass nur bestimmte Informationen eingegeben werden können. Textfelder können beispielsweise so definiert werden, dass nur eine Zahleneingabe, nur eine Eingabe von Buchstaben oder beides möglich ist. Sie können die Eingabe auf eine bestimmte Reihenfolge beschränken, wie beispielsweise bei Datumsangaben bzw. Telefon- oder Versicherungsnummern. Sie können Felder erstellen, die automatisch Berechnungen aus anderen Feldern anzeigen. Sie können Textfeldeigenschaften festlegen, um für den Feldbereich einen Bildlauf einzurichten, damit Benutzer längere Antworten eingeben können, ohne dass ein zu großer Bereich des Formulars eingenommen wird.