Formulare per E-Mail verteilen

Wenn das Formular sofort und über Ihre standardmäßige E-Mail-Anwendung verteilt werden soll, kann der gesamte Verteilungsvorgang vom Assistenten zum Verteilen von Formularen vorgenommen werden. Wenn das Formular jedoch erst später gesendet oder über ein webbasiertes E-Mail-Konto verteilt werden soll, müssen Sie etwas anders vorgehen.

Formular jetzt verteilen

  1. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • Wählen Sie „Formulare“ > „Formular verteilen“.

    • Klicken Sie auf der Werkzeugleiste „Formulare“ auf die Schaltfläche „Verteilen“ .

    • Wählen Sie „Werkzeuge“ > „Formulare“ > „Verteilen“.

    • Wählen Sie auf der Aufgaben-Werkzeugleiste im Menü „Formulare“  die Option „Formular verteilen“.

    Hinweis: Damit ein Formular verteilt werden kann, muss es über eine Schaltfläche zum Senden verfügen. Anderenfalls sind der Befehl und die Schaltfläche zum Verteilen nicht verfügbar.
  2. Je nach Zustand Ihres Formulars werden unter Umständen einige Meldungen angezeigt. Folgen Sie in diesem Fall den Anweisungen auf dem Bildschirm, um Felder zu korrigieren, eine Senden-Schaltfläche hinzuzufügen, Beispieldaten zu löschen und das Formular zu speichern.
  3. Wählen Sie im Dialogfeld „Formularverteilung - Optionen“ den Befehl „Jetzt per E-Mail senden“.
  4. Folgen Sie den Anweisungen des Assistenten zum Verteilen von Formularen, machen Sie die folgenden Angaben und klicken Sie nach jedem Schritt auf „Weiter“:

    • Die E-Mail-Adresse, an die die Formulardaten zurückgesendet werden sollen

    • Der Speicherort für die Datenerfassungsdatei

    • Die E-Mail-Adressen der Personen, die das Formular erhalten sollen

    • Die Betreffzeile und der Nachrichtentext, sofern Sie nicht den Standardtext verwenden möchten Sie können auch auf „Textdatei auswählen“ klicken und zu einer Textdatei navigieren, die den gewünschten Nachrichtentext bereits enthält.

  5. Klicken Sie auf „Fertig“ und öffnen Sie das Ausgangsfach Ihrer standardmäßigen E-Mail-Anwendung, um die vorbereitete Nachricht zu überprüfen.

Hinweis: Die Empfängeradressen werden automatisch unter „Bcc“ aufgeführt, so dass die Identität der einzelnen Empfänger geheim bleibt.

Formulare zum späteren Verteilen vorbereiten

  1. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • Wählen Sie „Formulare“ > „Formular verteilen“.

    • Klicken Sie auf der Werkzeugleiste „Formulare“ auf die Schaltfläche „Verteilen“ .

    • Wählen Sie „Werkzeuge“ > „Erweiterte Bearbeitung“ > „Verteilen“.

    • Wählen Sie auf der Aufgaben-Werkzeugleiste im Menü „Formulare“  die Option „Formular verteilen“.

    Hinweis: Damit ein Formular verteilt werden kann, muss es über eine Schaltfläche zum Senden verfügen. Anderenfalls sind der Befehl und die Schaltfläche zum Verteilen nicht verfügbar.
  2. Je nach Zustand Ihres Formulars werden unter Umständen einige Meldungen angezeigt. Folgen Sie in diesem Fall den Anweisungen auf dem Bildschirm, um Felder zu korrigieren, eine Senden-Schaltfläche hinzuzufügen, Beispieldaten zu löschen und das Formular zu speichern.
  3. Wählen Sie im Dialogfeld „Formularverteilung - Optionen“ den Befehl „Speichern und später senden“.
  4. Folgen Sie den Anweisungen des Assistenten zum Verteilen von Formularen.

    Der Assistent speichert zwei Versionen des PDF-Formulars. Der einen Version wird der Standardname [ursprünglicher Dateiname]_Datensatz_0001.pdf zugewiesen. In dieser Datei werden die zurückgegebenen Daten erfasst. Die andere PDF-Datei wird als Anlage zur Verteilung an die E-Mail-Nachricht angehängt. Der Standardname dieser Datei lautet [ursprünglicher Dateiname]_pub_0001.pdf.

  5. Wenn Sie bereit sind, das Formular zu verteilen, öffnen Sie Ihre E-Mail-Anwendung oder die webbasierte E-Mail-Website, erstellen Sie eine neue Nachricht, geben Sie die Adressen der gewünschten Empfänger des Formulars ein und fügen Sie eine Betreffzeile und Nachricht hinzu.
    Wenn Sie ein Formular an mehrere Personen senden, ist es im Allgemeinen besser, die Bcc-Zeile für die Adressen zu verwenden, damit die Identität der einzelnen Empfänger geheim bleibt.
  6. Fügen Sie der E-Mail-Nachricht die Datei [ursprünglicher Dateiname]_pub_0001.pdf als Anlage hinzu und klicken Sie auf „Senden“.