Bei der Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente gibt es einige grundlegende Phasen:
Machen Sie sich über die Barrierefreiheit Gedanken, bevor Sie mit der Konvertierung in ein PDF-Dokument beginnen.
Fügen Sie ausfüllbare Formularfelder und Beschreibungen ein und legen Sie die Tab-Reihenfolge fest.
Versehen Sie das PDF-Dokument mit Tags.
Fügen Sie dem PDF-Dokument weitere Ein-/Ausgabehilfe-Elemente hinzu.
Überprüfen Sie das PDF-Dokument und beheben Sie Tag-Probleme.
Diese Phasen werden im Folgenden in der Reihenfolge beschrieben, die für die meisten Einsatzbereiche geeignet ist. Je nach Einzelfall kann es sinnvoll sein, die Schritte in einer anderen Abfolge auszuführen oder erneut zu durchlaufen. Sie sollten das Dokument stets als Erstes untersuchen und den Verwendungszweck bestimmen. Auf der Grundlage dieser Analyse legen Sie dann den Arbeitsablauf fest.
Wenn möglich, sollten Sie schon bei der Erstellung der Quelldateien in einer Ausgangsanwendung wie einem Textverarbeitungs- oder Seitenlayoutprogramm an die Barrierefreiheit denken.
Zu den typischen Aufgaben, die in der Ausgangsanwendung auszuführen sind, gehören etwa das Hinzufügen von alternativem Text für Grafiken, das Optimieren von Tabellen und das Anwenden von Absatzformaten oder anderen Dokumentstrukturelementen, die in Tags konvertiert werden können. Weitere Informationen finden Sie unter Mit Tags versehene PDF-Dokumente in einer Ausgangsanwendung erstellen.
Wenn Ihr Dokument Formularfelder enthält, müssen Sie die Formularfelder interaktiv (ausfüllbar) anlegen und Beschreibungen für die Formularfelder einbeziehen. Aktivieren Sie unter „Formulare“ die Option „Formularfelderkennung ausführen“, damit Formularfelder automatisch erkannt werden und ausfüllbar sind. Weitere Informationen zur Erkennung von Formularfeldern und zum Verfahren, wie sie ausfüllbar gemacht werden, finden Sie unter Neue Formulare erstellen.
Acrobat Professional bietet eine Werkzeugleiste „Formulare“ mit zahlreichen Werkzeugen zum Erstellen von ausfüllbaren Formularfeldern (Schaltflächen, Kontrollkästchen, Listenfelder, Textfelder usw.). Sie können einem Feld beim Erstellen eine Beschreibung hinzufügen, indem Sie im Dialogfeld „Eigenschaften“ des Feldes auf der Registerkarte „Allgemein“ den gewünschten beschreibenden Text in das Feld „QuickInfo“ eingeben. Dieser Text wird Benutzern von Bildschirmlesehilfen vorgelesen. Sie können auch das TouchUp-Leserichtungwerkzeug verwenden, um Formularfeldern Beschreibungen hinzuzufügen.
Informationen dazu, wie Sie einstellen können, dass bei der Tab-Reihenfolge die Dokumentstruktur verwendet wird, finden Sie unter Tab-Reihenfolge für Formularfelder in Acrobat festlegen.
Sie können die Funktion von Ein-/Ausgabehilfen bei PDF-Dokumenten verbessern, indem Sie den Dokumenten in Acrobat Professional Tags hinzufügen und diese Tags bearbeiten. Wenn ein PDF-Dokument keine Tags enthält, versucht Acrobat möglicherweise, automatisch Tags einzufügen, wenn der Benutzer den Text vorlesen lässt oder umfließt. Die Ergebnisse sind dabei jedoch nicht immer optimal. Wenn Sie Benutzern PDF-Dokumente mit Tags zur Verfügung stellen, wird der Inhalt basierend auf der logischen Struktur in einer geeigneten Abfolge an eine Bildschirmlesehilfe oder eine andere unterstützende Software bzw. Hardware übertragen.
Es wird empfohlen, ein PDF-Dokument direkt beim Konvertieren von einer Ausgangsanwendung mit Tags zu versehen. In Acrobat Professional können Sie ein PDF-Dokument aber auch jederzeit mit Tags versehen.
Wenn ein Dokument während der Konvertierung in das Format PDF mit Tags versehen werden soll, muss die Ausgangsanwendung das Einfügen von PDF-Tags unterstützen. Wenn Tags während der Konvertierung hinzugefügt werden, ist es in der Ausgangsanwendung möglich, Absatzformate oder andere Strukturinformationen aus dem Quelldokument auszuwerten, um entsprechend einer korrekten Leserichtung und geeigneten Tag-Hierarchie eine logische Baumstruktur zu erstellen. Die Struktur komplexer Layouts, beispielsweise mit Tabellen, eng nebeneinander angeordneten Spalten und unregelmäßiger Textausrichtung, lässt sich damit einfacher interpretieren. Während der Konvertierung können außerdem Tags für Verknüpfungen, Querverweise, Lesezeichen und alternativen Text (sofern verfügbar) in der Datei korrekt eingefügt werden.
Um in Acrobat Professional Tags zu einem PDF-Dokument hinzuzufügen, verwenden Sie den Befehl „Tags zu Dokument hinzufügen“. Dieser Befehl funktioniert bei allen PDF-Dateien, die nicht mit Tags versehen sind, wie beispielsweise bei mit Adobe PDF Printer erstellten PDF-Dateien. Acrobat Professional analysiert den Inhalt des PDF-Dokuments, um die einzelnen Seitenelemente, ihre hierarchische Struktur und die beabsichtigte Leserichtung auf jeder Seite zu interpretieren. Anschließend wird eine Tag-Struktur erstellt, die diese Informationen widerspiegelt. Darüber hinaus werden ggf. Tags für Verknüpfungen, Querverweise und Lesezeichen erstellt, die Sie dem Dokument in Acrobat hinzugefügt haben.
Bei den meisten Standardlayouts ist mit dem Befehl „Tags zu Dokument hinzufügen“ eine ausreichend gute Bearbeitung möglich. Wenn komplexe Seitenelemente vorhanden sind, beispielsweise eng nebeneinander angeordnete Spalten, unregelmäßige Textausrichtungen, nicht ausfüllbare Formularfelder oder Tabellen ohne Rahmen, können Struktur und Leserichtung jedoch nicht immer korrekt interpretiert werden. Wird bei derartigen Seiten der Befehl „Tags zu Dokument hinzufügen“ eingesetzt, kann dies zu falsch kombinierten Elementen oder zu einer falschen Reihenfolge der Tags führen, was im PDF-Dokument u. U. Probleme bei der Leserichtung verursacht.
Weitere Informationen finden Sie unter Einem vorhandenen PDF-Dokument Tags hinzufügen.
Zu dieser Phase gehören das Festlegen der Dokumentsprache, das Vermeiden von durch Sicherheitseinstellungen verursachten Funktionsbeeinträchtigungen bei Bildschirmlesehilfen, das Erstellen barrierefreier Verknüpfungen und das Hinzufügen von Lesezeichen. Weitere Informationen dazu finden Sie in den Abschnitten Dokumentsprache festlegen, Konflikte zwischen Sicherheitseinstellungen und Bildschirmlesehilfen verhindern , Barrierefreie Verknüpfungen hinzufügen und Lesezeichen.
Wenn Ihnen ein mit Tags versehenes PDF-Dokument vorliegt, müssen Sie es auf Probleme bei der Leserichtung, auf Tag-Fehler sowie auf Fehler im Zusammenhang mit Ein-/Ausgabehilfe-Funktionen untersuchen und dann die erforderlichen Korrekturen vornehmen.
Unabhängig von dem Verfahren, mit dem Sie dem PDF-Dokument Tags hinzufügen, müssen Sie wahrscheinlich Acrobat Professional einsetzen, um bei komplexen Seitenlayouts oder ungewöhnlichen Seitenelementen Tags und Leserichtung zu bearbeiten. Beispielsweise kann bei Verwendung der Funktion „Tags zu Dokument hinzufügen“ nicht immer zwischen erklärenden Abbildungen und dekorativen Seitenelementen wie Umrandungen, Linien oder Hintergrundbildern unterschieden werden. Derartige Elemente werden u. U. fälschlicherweise mit Tags für Abbildungen versehen. Bei Ausführung der Funktion „Tags zu Dokument hinzufügen“ werden u. U. auch Grafikzeichen im Text, etwa Initialen (Zierbuchstaben am Absatzanfang), inkorrekt als Abbildungen gekennzeichnet und nicht, wie es sein sollte, in das Tag für den übrigen Textblock einbezogen. Diese Fehler können die Tag-Struktur in Unordnung bringen und die Leserichtung, die von Hilfstechnologie herangezogen wird, verkomplizieren.
Wenn Sie ein Dokument innerhalb von Acrobat Professional mit Tags versehen, wird nach Abschluss der Tag-Zuweisung ein Fehlerbericht erstellt. Anhand dieses Berichts können Sie Tag-Probleme beheben. Mit der Funktion für die vollständige Prüfung der Ein-/Ausgabehilfe oder dem TouchUp-Leserichtungwerkzeug können Sie in Acrobat Professional weitere Probleme im Zusammenhang mit Tags, Leserichtung und Ein-/Ausgabehilfe in PDF-Dokumenten identifizieren. Weitere Informationen finden Sie in den Abschnitten Barrierefreiheit mit der Funktion „Vollständige Prüfung“ kontrollieren und Leserichtung prüfen und korrigieren.